Warum der SharePoint-Speicher zur Kostenfalle wird und was IT-Teams dagegen machen können

Dieser Artikel deckt die versteckten Fallen im Microsoft-Speichermodell auf: Warum größere Unternehmen benachteiligt werden, wie Kollaborationsverhalten die Speicherquoten belastet und welche konkreten Schritte IT-Verantwortliche jetzt gehen können, bevor das Budget implodiert. Spoiler: Es geht nicht darum, Daten zu löschen, sondern sie intelligent zu managen.

Unseren vollständigen Guide zur SharePoint-Speicheroptimierung können Sie hier herunterladen.

Die Speicherfalle: Warum Microsofts Modell nicht skaliert

Microsofts Speicherzuweisung wirkt zunächst einfach: Jeder M365-Mandant erhält 1 TB Grundspeicher plus 10 GB für jede lizensierte Nutzerin bzw. jeden Nutzer. Für kleine Unternehmen funktioniert das oft gut: 50 User bedeuten z. B. 2,5 TB Gesamtvolumen, also ca. 30 GB pro Person. Doch mit wachsender User-Zahl sinkt der Speicher pro Kopf rapide.

Ein Unternehmen mit 800 Nutzern? Erhält 9 TB Gesamtspeicher, das sind nur 11,25 GB pro Person, weniger als die Hälfte im Vergleich zur 50-Personen-Organisation.

Zwar erhält jeder Nutzer 1 TB OneDrive-Speicher, dieser steht jedoch ausschließlich der jeweiligen Person zur Verfügung. Er kann nicht für gemeinsame Inhalte wie Teamsites oder Projektordner genutzt werden. OneDrive ist technisch gesehen zwar SharePoint, agiert aber abgeschottet.

Auf den ersten Blick scheint also genug Speicher vorhanden. In der Praxis stoßen IT-Teams aber schnell an ihre Grenzen und die Ursachen dafür sind meist unsichtbar, aber systematisch.

Die stillen Kostenfresser: Versionierung, ROT-Daten und Cloud-Ignoranz

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen verfügt über 2.250 Microsoft 365 E3-Lizenzen. Ihre Gesamt-Speicherquote berechnet sich wie folgt:

1 TB (Basisspeicher) + (2.250 x 10 GB) = 23,5 TB Gesamtvolumen

Das ist Ihre SharePoint Online-Kapazität, inklusive Teams-Dateispeicher. Als Faustregel gilt: Pro 100 Lizenzen gibt’s 1 TB zusätzlichen Speicher. Wichtig: Es zählen aktive Lizenzen im M365-Tenant. Sie müssen nicht explizit Nutzern zugewiesen sein.

Wichtig zu wissen: Nicht alle Lizenztypen enthalten die +10 GB. Lizenzen ohne SharePoint (z. B. Visio) oder F1-Pläne zählen nicht dazu. Alle M365-Suites (Business Basic, Standard, Premium; Office 365 E1/E3/E5; M365 E3/E5), SharePoint Online Plan 1 & 2 sowie Teams beinhalten hingegen die 10 GB-Zuteilung. 

Kostenfresser sind vor allem: 

1. Versions-Chaos
   Jede Bearbeitung einer Datei in SharePoint oder Teams erzeugt eine neue Version. Bis zu 500 Versionen pro Datei sind möglich, praktisch für Kollaboration, katastrophal für den Speicher. Schätzungen zufolge belegen Versionshistorien bis zu 30 % des Speichers aktiver Projekte. User lieben’s, Ihr Budget nicht.
2. “Lift and Shift” ohne Filter
   Viele Migrationen in die Cloud laufen nach dem Prinzip “alles mitnehmen”. Alte Ordner, inaktive Projekte, ungenutzte Daten – alles wird kopiert. Laut Gartner und NetApp wurden 60-80 % der Daten in der Cloud seit über einem Jahr nicht mehr geöffnet.
3. ROT-Daten & Unordnung
   Redundante, veraltete und triviale Daten (ROT) machen oft über 30 % der Gesamtmenge aus. Doch weniger als 20 % der Unternehmen haben eine Klassifizierungsstrategie. Mit einem jährlichen Datenwachstum von 25–30 % wird aus dem Cloud-Speicher schnell eine digitale Müllhalde.
4. Duplikate und Versionswirrwarr
   Anhänge in E-Mails, doppelte Ordner in Teams, Sicherungskopien „für alle Fälle“. All das führt zu unnötiger Datenmenge. Schätzungen gehen von 20–30 % redundanter Dateien in Unternehmen aus.
5. Fehlende Zuständigkeiten
   Ohne klare Regeln für Aufbewahrung und Löschung bleibt alles liegen. Und selbst gelöschte Dateien im SharePoint-Papierkorb zählen weiter zum genutzten Speicher. Laut IDC gelten 70 % aller Dateien nach nur 90 Tagen bereits als inaktiv.
6. Kein Bewusstsein für Kostentreiber
   Das eigentliche Problem: Die Kosten skalieren stillschweigend. Viele Unternehmen merken zu spät, dass ihr Speicherbudget jährlich um über 40 % steigt, insbesondere, wenn die Standardquote überschritten wird. Und es gibt kein zentrales Dashboard, das die Ursachen transparent darstellt.

Die wahren Kosten des Nichtstuns

Neben explodierenden Budgets bringt unkontrolliertes Wachstum auch technische und organisatorische Risiken:

• Performance-Probleme: Microsoft dokumentiert es nicht offiziell, aber viele Admins berichten von langsamen Ladezeiten, OneDrive-Sync-Problemen und SharePoint-Seiten im Read-Only-Modus.
• Compliance-Risiken: Je unstrukturierter die Daten, desto schwieriger die Auditierbarkeit und Sicherheit.
• Shadow-IT: Wenn SharePoint unbrauchbar wird, weichen Fachbereiche auf Dropbox, Google Drive oder USB-Sticks aus.
• Überlastete IT: Speicheranfragen, Wiederherstellungen und Performance-Optimierung binden Ressourcen, die anderweitig dringend gebraucht würden.

Es geht auch smarter: Daten-Offloading mit ShArc

Statt immer mehr Speicher zuzukaufen, setzen fortschrittliche IT-Teams auf automatisierte Auslagerungslösungen. Eine davon ist ShArc: ein Tool, das SharePoint mit günstigem Azure Blob Storage verbindet, ohne Kompromisse für die Nutzererfahrung.

So funktioniert Offloading

• Regelbasierte Auslagerung: Admins definieren, welche Dateien wann ausgelagert werden, z. B. nach Dateigröße, letztem Zugriff oder Metadaten.
• Stub-Dateien in SharePoint: Die Originaldateien werden ersetzt durch .sharc-Dateien, die den Zugriff per Klick ermöglichen. Kein Kontextverlust, keine toten Links.
• Sofortiger Zugriff: Nutzer klicken einfach auf die Datei und sie wird bei Bedarf aus Azure geladen, ganz ohne IT-Hilfe.
• Kostenvorteil extrem: 100 TB Daten kosten bei SharePoint ca. 192.000 USD/Jahr, bei Azure Blob Storage nur 1.188 bis 21.600 USD/Jahr.

Praxisbeispiel: 3.000 USD Ersparnis pro Monat

Ein mittelständisches Unternehmen hat ShArc eingeführt und über 50 % seiner veralteten SharePoint-Daten in Azure ausgelagert. Die Mitarbeitenden arbeiteten wie gewohnt weiter, ohne Unterbrechung. Das Ergebnis? 3.000 USD Ersparnis pro Monat und deutlich mehr Kontrolle über die Speicherlandschaft.

Offloading vs. klassische Archivierung

Im Vergleich zu klassischen Archivlösungen bietet das Offloading-Modell, wie mit ShArc, klare Vorteile:

• Voll in SharePoint integriert
• Regelbasiert & automatisiert
• Arbeiten ohne Systembruch
• Datenzugriff mit einem Klick
• Compliance im M365-Kontext
• Kein Restore über die IT nötig

Fazit

SharePoint-Speicher wird zur Kostenfalle, wenn kein Plan dahintersteht. Mit Offloading-Tools wie ShArc können Unternehmen Speicher optimieren, Nutzer entlasten und Budget sparen, ohne die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren.

Jetzt den vollständigen Guide herunterladen, um sofort Speicher zu sparen: layer2-sharc.com/reduce-storage-guide