Schäden schnell und effizient mit der COSYS Fotodokumentation erfassen

Mit der COSYS Fotodokumentation Software lassen sich Schäden dort dokumentieren, wo sie entstehen: mobil, schnell und strukturiert. Die Lösung schafft Transparenz, spart Zeit und hilft, Konflikte zu vermeiden.

Mobile Dokumentation mit System

Die COSYS Fotodokumentation App ermöglicht es Mitarbeitenden, Schäden direkt vor Ort mit dem Smartphone oder MDE-Gerät zu fotografieren. Dabei wird nicht nur ein Bild aufgenommen – die App verknüpft das Foto automatisch mit relevanten Informationen wie:

• Auftrags- oder Lieferscheinnummer
• Artikelnummer oder Standort
• Zeitstempel und GPS-Daten
• optionalen Kommentaren zur Schadensart

So entsteht aus einem einfachen Foto ein vollständiger, nachvollziehbarer Schadensdatensatz, der sofort im zentralen System zur Verfügung steht.

Weniger Aufwand und schnellere Bearbeitung

Mit der COSYS Lösung entfallen umständliche Rückfragen und doppelte Arbeitsschritte. Das Backoffice oder der Kundenservice erhält die Schadensdokumentation in Echtzeit – mit allen wichtigen Kontextinformationen. Das beschleunigt Reklamationsentscheidungen, erleichtert interne Abstimmungen und sorgt für mehr Effizienz in der Abwicklung.

Auch in der Zusammenarbeit mit Lieferanten, Spediteuren oder Versicherern sind visuelle Nachweise ein starkes Argument: Schäden können belegt, Fristen eingehalten und Ansprüche fundiert geltend gemacht werden.

Einsetzbar in vielen Bereichen

Die COSYS Fotodokumentation ist branchenübergreifend flexibel und kommt unter anderem in folgenden Bereichen zum Einsatz:

• Wareneingang: Dokumentation von beschädigter oder fehlgelieferter Ware
• Transportlogistik: Erfassung von Verpackungsschäden bei Anlieferung
• Lager & Kommissionierung: Sichtkontrolle und Mängelaufnahme
• Produktion & Montage: Qualitätssicherung und Störfallanalyse
• Außendienst & Technik: Dokumentation von Schäden an Anlagen oder Geräten
• Einzelhandel: Schnelle Dokumentation von Schäden an Waren auf der Fläche

Integration, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Alle mit der COSYS App erfassten Bilder und Daten werden automatisch im zentralen System gespeichert und können über den COSYS WebDesk eingesehen, exportiert oder weiterverarbeitet werden. Die Lösung lässt sich problemlos an bestehende ERP-, TMS- oder Servicemanagement-Systeme anbinden. Die Archivierung erfolgt DSGVO-konform und revisionssicher.

Durch die klare Strukturierung aller Dokumentationen können Unternehmen auf Audits, Rückfragen oder Prüfungen jederzeit professionell reagieren – mit vollständigen und belastbaren Nachweisen.

Fazit: Schnelle Dokumentation, starke Wirkung

Schäden kosten Geld – nicht nur durch den direkten Defekt, sondern auch durch die Bearbeitung, Unsicherheit und verzögerte Prozesse. Die COSYS Fotodokumentation Software bietet eine einfache, digitale Lösung zur strukturierten Schadenserfassung in Echtzeit. Unternehmen profitieren von mehr Transparenz, schnelleren Abläufen, einer besseren Nachverfolgbarkeit – und letztlich von zufriedeneren Kunden und weniger Kosten.

COSYS macht aus einem Foto einen belastbaren Nachweis. Und aus Schadensfällen einen schnellen, klaren Prozess.