Project Online Alternative: Darum ist cplace die beste Lösung für den Umstieg

Um möglichst schnell und unkompliziert Project Online zu ersetzen, beginnen viele Unternehmen ihre Suche in der Produktwelt von Microsoft. Der Erfolg dieser Suche hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab: dem Grad der Anpassungen, die in Project Online vorgenommen wurden, und dem Anspruch an eine PPM-Lösung insgesamt.

Je mehr Standard, desto einfacher zu ersetzen

Je weniger ein Unternehmen das auslaufende Tool an seine Bedürfnisse angepasst hat, desto einfacher findet es eine schnelle und einfache Lösung in der Microsoft-Welt. Beispielsweise stellt die Migration zu Microsoft Project Server SE mit Project Desktop eine recht einfache und schnelle Lösung dar. In der Praxis sind solche Standard-Installationen allerdings selten zu finden.

Project Online ist ein Tool, das funktional sehr in die Jahre gekommen ist und im Wesentlichen nur klassische Methoden unterstützt. Entsprechend stark ausgeprägt sind die Individualisierungen in Project Online. Die notwendigen Anpassungen, ohne die das Tool kaum noch sinnvoll eingesetzt werden kann, können nicht ohne Weiteres in die MS-Welt mit übernommen werden. Hier fallen Aufwände an, deren Tragweite genau analysiert und geschätzt werden muss. Auch wenn die Lizenzkosten möglicherweise überschaubar sind, sollten die Kosten für Systemanpassungen und die daraus entstehende Abhängigkeit von dem Dienstleister – meist in Kombination mit teuren Wartungsverträgen – nicht unterschätzt werden.

Project Online ist seit Langem ein Legacy-Tool

Als Project Online 2013 eingeführt wurde, sollte Unternehmen ein cloudbasiertes Projekt- und Portfoliomanagement ermöglicht werden. Im Zusammenspiel mit SharePoint und MS Project wurde Project Online für viele Organisationen das zentrale Tool für die Planung und Steuerung von Initiativen. Mit der Verbreitung von agilen Methoden im Projektmanagement wurden die Schwächen der Konstellation deutlich. Der Projektalltag ist hybrid, Project Online hingegen unterstützt nur klassische Methoden und hat in den vergangenen Jahren keine sinnvollen Neuerungen mehr erfahren. Dies gilt ebenfalls für den Bereich Portfoliomanagement, für den Project Online häufig eingesetzt wird.

Auch im Hinblick auf Usability hatte Project Online seinen Zenit lange überschritten. Statt Kollaboration, Leichtigkeit und Agilität stehen die Starrheit eines Tools, das nur von Experten bedient werden kann, Frust in der Anwendung und ein Highlander-Prinzip (es kann nur einen geben). All das erstickt eine kreative Zusammenarbeit im Keim. Entsprechend nutzen die meisten Unternehmen das Aus für Project Online, um ihr Projektmanagement grundlegend zu modernisieren.

Folgende Punkte sind bei der Suche nach einer professionellen PPM-Lösung besonders wichtig:

• Anpassbarkeit – meine Projekte, meine Regeln
  Unternehmen sind es leid, sich nach fremden Standards richten zu müssen. Stattdessen suchen sie eine Lösung, die ihre Projektmanagement-Prozesse abbilden und unterstützen kann. Die Anpassbarkeit einer Lösung definiert zugleich, wie zukunftssicher sie ist.
• Methoden-Mix
  Unterschiedliche Projekte erfordern unterschiedliche Herangehensweisen. Eine moderne Lösung unterstützt klassische, agile und hybride Ansätze. Andernfalls drängt sie User in die Schatten-IT und fördert Planungen in Excel & Co.

• Nutzerfreundlichkeit
  Nur wenn eine PPM-Lösung intensiv verwendet wird, kann sie ihren Nutzen für das Unternehmen entfalten. Um tatsächlich genutzt zu werden, muss sie jedem Anwender und jeder Anwenderin einen Mehrwert bieten. Eine moderne Usability und individuelle Arbeitsbereiche sind in diesem Kontext unverzichtbar.

• IT-Integration
  Projekte stehen im Mittelpunkt von Unternehmen. Entsprechend muss sich eine PPM-Lösung in die bestehende IT-Landschaft integrieren, um Synergien schaffen zu können. Ebenso muss sie alle Compliance-Vorgaben erfüllen.

cplace: Die smarte Project Online-Alternative

cplace hat sich als die PPM-Plattform für komplexe Projektumgebungen etabliert und bewährt. Aufgrund der einfachen Anpassbarkeit kommt cplace gerade in großen Unternehmen zum Einsatz, wo ein verbindlicher Standard etabliert werden soll und gleichzeitig die Gewohnheiten sowie individuellen Anforderungen einzelner Bereiche zwingend berücksichtigt werden müssen. Diese Flexibilität gehört bei cplace zum Standard und wird auf Basis von Low- und No-Code-Anpassungen realisiert.

Projektmanagement ganzheitlich gedacht

Projektmanagement hat viele Disziplinen, vom Demand Management über Terminplanung, Ressourcenmanagement und Risikomanagement bis hin zur Kosten- und Budgetplanung sowie zum strategischen Portfoliomanagement. Von cplace erhalten Unternehmen für alle Bereiche und jeden Reifegrad passende, leistungsstarke und bewährte Lösungsbausteine.

Citizen Development – Anpassungen einfach umsetzen

Die einzelnen Lösungen können die verschiedenen Fachbereiche des Kunden per No-Code und Low-Code selbst umsetzen, ohne Hilfe der IT-Abteilung. Dabei setzen sie die Module wie Bausteine zusammen oder greifen auf fertige, einsatzbereite Komponenten zurück. So entsteht eine Lösungsplattform, die passgenau die Anforderungen der einzelnen Bereiche erfüllt.

Unternehmensstrategie in Projekten umsetzen

Mit cplace übersetzen erfolgreiche Unternehmen ihre Strategie in Initiativen und setzen diese effizient um. Das strategische Portfoliomanagement von cplace ist ein Garant dafür, dass Investitionen und Ressourcen den Projekten zukommen, die die Unternehmensvision am besten verwirklichen. Die Organisationen erhalten eine datenbasierte Grundlage für sichere und schnelle Entscheidungen auch auf Projektportfolioebene. Dank übersichtlicher Dashboards, Roadmaps und Berichte finden Unternehmen die Initiativen, die ihnen den größten Nutzen bringen.

cplace als PPM-Plattform bietet unterschiedliche Sichtweisen mit den jeweils passenden KPIs für Projekte, Programme, Portfolios und den Ressourceneinsatz im Unternehmen. Je nach gewünschter Perspektive und Anforderung der Stakeholder werden KPIs in maßgeschneiderten Reportings und Dashboards aggregiert und rollenspezifisch aufbereitet.

Mehr Nutzen durch hohe Akzeptanz

Der Nutzen einer Enterprise-Lösung hängt stark von der Nutzerakzeptanz ab. Mit cplace können Unternehmen die einzelnen Applikationen ganz ohne Programmierkenntnisse auf die jeweiligen Bedürfnisse der Anwender und Teams anpassen. Grundfunktionen werden in Form vertrauter Lösungselemente wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Wikis, Tabellen und Grafiken bereitgestellt. Das erhöht die Nutzerakzeptanz spürbar und fördert eine schnelle Einarbeitung.

Zugleich erhalten die unterschiedlichen Anwender in cplace eine auf ihre Rolle maßgeschneiderte Arbeitsumgebung. So bietet der Workspace bspw. für die Projektleitung andere Sichtweisen und Applikationen als der Workspace für die Teammitglieder oder für das Management. Alle Beteiligten arbeiten mit den gleichen Daten, die rollenspezifisch aufbereitet werden. Dies macht cplace zu einem One-Stop-Shop für das unternehmensweite Projekt- und Portfoliomanagement.

Single Source of Truth

Die unterschiedlichen Lösungskomponenten wie Termin- und Ressourcenplanung, Risikomanagement oder Portfoliomanagement basieren auf einer ganzheitlichen Plattform, auf der alle Informationen zu einer Single Source of Truth zusammenfließen.

Über Schnittstellen und Konnektoren fügt sich cplace optimal in die bestehende IT-Landschaft ein, um Daten intelligent miteinander zu verbinden. Dies fördert die Effizienz nicht nur im Projektmanagement, sondern eröffnet zugleich neue Sichtweisen und Erkenntnisse.

cplace AI – vielseitige Projektunterstützung

Konkrete Unterstützung für die Praxis bietet cplace AI:

• Chat & Companion
  Die natürliche Sprachschnittstelle ist überall in cplace ansprechbar und agiert als persönliche KI-Assistenz.
• Assistants & Agents
  Von reaktiver Unterstützung zu proaktiver Automatisierung versteht diese spezialisierte PPM-Persona die eingesetzte Methodik und agiert auf Wunsch selbstständig.
• Citizen AI
  Maßgeschneiderte Low- und No-Code-Anpassungen können mit KI-Unterstützung noch einfacher umgesetzt werden.
• MCP
  Kunden verbinden cplace mit der KI-Plattform ihrer Wahl und nutzen das gemeinsame Tool-Ökosystem für eine nahtlose Integration in die gesamte KI-Landschaft.
• Builder
  Künftig unterstützt KI beim Erstellen von Datenmodellen und Layouts. Dank intelligenter Automatisierung und angeleiteter Konfiguration lassen sich schon bald ganze cplace Lösungen entwickeln.

Migrations-Fahrplan

Einsatzfertige Lösungsbausteine, KI-Unterstützung, User-Zentrierung, Methoden-Vielfalt und eine legoleichte  Anpassbarkeit sorgen dafür, dass Unternehmen schnell von cplace profitieren können. Dabei spielt es keine Rolle, welche Abteilungen beginnen, mit cplace ihr Projektmanagement effizienter und einfacher zu gestalten.

Phase 1: Analyse & Planung

• Bestandsaufnahme Ihrer Project Online-Umgebung und Kritikpunkte
• Identifikation wichtiger Anpassungen
• Entwicklung einer maßgeschneiderten Migrationsstrategie
• Realistische Übergangsplanung

Phase 2: cplace Konfiguration & Setup

• Konfiguration nach individuellen Anforderungen
• Fundament schaffen: tragfähige Basislösung für schnellen Einsatz
• Abbildung bestehender Prozesse
• Integration in bestehende IT-Landschaft

Phase 3: Migration & Go-Live

• Sichere Migration der benötigten Projektdaten
• Validierung der Datenintegrität
• Go Live & Support

Erfolgsfaktoren

cplace verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz, der Prozess, Methode, Organisation und System berücksichtigt und den Grundstein für ein zukunftssicheres, wertgetriebenes und transparentes Projekt- und Portfoliomanagement legt. In der Praxis hat sich ein iteratives Vorgehen bei der Migration empfohlen, denn Big Bang-Ansätze überlasten in der Regel die Organisationen. cplace als adaptive Lösungsplattform unterstützt Unternehmen auch bei ihrer organisatorischen Transformation, indem die einzelnen Bausteine an neue Situationen und Reifegrade problemlos angepasst werden können.

Zusammenfassung

Im September 2026 wird das weitverbreitete und etwas in die Jahre gekommene PPM-Tool Project Online abgeschaltet. Erfolgreiche Unternehmen nutzen diesen Anlass, um ihr Projekt- und Portfoliomanagement auf den neuesten Stand zu bringen. Anpassbarkeit ist die wichtigste Eigenschaft, die eine zukunftssichere Lösung nachweisen muss. cplace präsentiert sich in diesem Kontext als ideale Project Online-Alternative und verbindet die Flexibilität einer Individualsoftware mit der Leistungsstärke einer Standardlösung.