IWiG – Schöne Zielprozesse, keine Entlastung: Das Kernproblem vieler Digitalisierungen

„Digitalisierung ersetzt den Menschen nicht, sie erweitert seine Möglichkeiten.“ Dieser Satz bringt auf den Punkt, worum es im modernen Workflow-Management wirklich geht. Technologie ist kein Selbstzweck und kein Ersatz für Kompetenz. Sie entfaltet ihren Nutzen nur dort, wo Organisationen ihre eigenen Prozess-Potenziale kennen und gezielt entwickeln.

Digitalisierungsprojekte starten häufig mit einer scheinbar logischen Frage: „Wie sollte der Prozess idealerweise aussehen?“

Genau hier liegt jedoch eines der größten Risiken. Denn wer einen „guten“ Zielprozess entwirft, ohne präzise zu wissen, wo heute tatsächlich Zeit und Wert verloren gehen, läuft Gefahr, nicht Probleme zu lösen – sondern bestehende Verschwendung zu digitalisieren.

Die Folgen sind in vielen Organisationen ähnlich: Ein sauber modellierter, formal überzeugender Prozess entsteht. Systeme werden eingeführt, Module genutzt, Funktionen aktiviert. Doch im Alltag bleibt die erhoffte Entlastung aus. Mitarbeitende investieren viel Energie in die Umsetzung – bei begrenztem Effekt. Es entsteht ein „schöner Prozess“ auf dem Papier, aber keine spürbare Verbesserung der Arbeitssituation.

Dieses Muster ist kein Ausdruck falscher Entscheidungen, sondern Teil der typischen Projektlogik. Wenn ein digitales Modul verfügbar ist, wird es genutzt. Damit gibt die IT faktisch Prozessbestandteile vor – nicht aus bösem Willen, sondern weil technologische Möglichkeiten schnell zu organisatorischen Vorgaben werden. Die reale Arbeitswirklichkeit rückt dabei leicht in den Hintergrund.

Ein anderer Blickwinkel setzt früher an. Er fragt nicht zuerst nach dem idealen Ablauf, sondern: „Welche Tätigkeiten erzeugen heute keinen Wert – und warum?“

Nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren – genau hier liegt das eigentliche Verbesserungspotenzial. Wer diese Zeitfresser nicht systematisch sichtbar macht, optimiert Strukturen, ohne die Ursachen der Belastung zu beseitigen.

Deshalb ist es entscheidend, digitale Abläufe zunächst als transparenten Ist-Stand zu erfassen. Erst wenn klar ist, wo heute Zeit verloren geht, lassen sich fundierte Entscheidungen treffen: Was soll wirklich digital unterstützt werden? Was gehört vereinfacht? Was kann entfallen? Und was lohnt sich überhaupt zu skalieren?

In der Praxis treffen hier zwei Perspektiven aufeinander: Die eine gestaltet den idealen Zielprozess. Die andere analysiert, wo im aktuellen Ablauf Wert verloren geht. Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte verbinden beides – beginnen aber konsequent bei der Realität der Arbeit.

Fazit: Digitalisierung entfaltet ihren Nutzen nicht durch perfekte Zielbilder, sondern durch das präzise Verständnis heutiger Verschwendung. Wer zuerst erkennt, wo Zeit verloren geht, digitalisiert nicht nur Abläufe – sondern schafft echte Entlastung.

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