60% weniger SharePoint-Speicherkosten, mitten in einer Migration

Wer ist der zufriedene ShArc-Kunde?

Unser Kunde ist die europäische Zentrale eines globalen Konzerns. Mit Sitz in Europa ist die Organisation für Strategie, Betrieb und IT-Governance verantwortlich. Das Unternehmen ist im Bereich industrielle Fertigung und Informationsmanagement aktiv und bietet ein breites Portfolio an Hardware, Software und Dienstleistungen.

Operativer Kontext

Im Rahmen einer übergeordneten Digital-Workplace-Strategie begann das Unternehmen damit, große Datenmengen von On-Premises-Systemen nach SharePoint Online zu migrieren. SharePoint sollte zur zentralen Kollaborationsplattform werden. Daran war die Erwartung geknüpft, eine zuverlässig skalierbare Plattform zu erhalten.

Bereits früh in der Migration wurde deutlich, dass es nicht wie geplant laufen würde. Die zu verschiebende Datenmenge würde den im Microsoft-365-Tenant enthaltenen Speicher deutlich übersteigen. Große Dateien wie Medien- und CAD-Dateien sowie historische Projektdaten mussten weiterhin zugänglich bleiben. Das Löschen von Daten war keine Option. Der regelmäßige Zukauf zusätzlichen SharePoint-Speichers war natürlich keine nachhaltige und langfristige Lösung.

Außerdem wollte das IT-Team vermeiden, neue manuelle Archivierungsprozesse einzuführen. Das Team wollten es zudem vermeiden, Nutzer:innen Daten selbst aktiv verwalten zu lassen – besonders während eines ohnehin komplexen Migrationsprojekts.

Die Herausforderung: Wachstum während der Migration steuern

Da das Volumen der zu migrierenden Daten den im Tenant enthaltenen Speicher überstieg, suchte das Unternehmen eine Lösung. Ihr IT-Team musste die SharePoint-Speicherkosten unter Kontrolle bringen. Es kam nicht in Frage manuelle Archivierungsprozesse einzuführen. Die Art und Weise zu verändern, wie Endnutzer:innen auf ihre Dateien zugreifen und mit ihnen arbeiten, war ebenso keine Option.

Das Unternehmen stand vor einer Herausforderung, die bei vielen großen SharePoint-Migrationen typisch ist: Das Speicherwachstum zu kontrollieren und SharePoint gleichzeitig für Endnutzer:innen nutzbar zu halten. Letzteres am besten, mit gleichbleidenen Workflows.

Bei der Bewertung anderer Ansätze zeigten sich schnell Einschränkungen:

• Manuelle Archivierung erfordert fortlaufenden Aufwand und Abstimmung.
• Die Standard-Archivierungsoptionen von Microsoft schränken den Zugriff der Endnutzer:innen auf archivierte Inhalte ein.
• Nutzergetriebene Bereinigungsprozesse hängen stark vom individuellen Verhalten ab und lassen sich daher nicht zuverlässig skalieren.

Benötigt wurde ein automatisierter Ansatz, der bei SharePoint funktioniert, den Speicher reduziert und während der Migration kein zusätzliches operatives Risiko einführt.

„Wir brauchten ein automatisches System. Manuelle Archivierung oder nutzergetriebene Lösungen kamen für uns nicht infrage. Wenn die Datei archiviert ist, können Nutzer:innen sie einfach anklicken und sie öffnet sich. Sie wird auf die ursprüngliche Weise wiederhergestellt. Das ist großartig.“

M. Stephans | IT Solutions Specialist in der europäischen Zentrale

Der Ansatz

Nach der Bewertung verschiedener Optionen entschied sich das Unternehmen für ShArc: Anstatt Dateien in ein separates Archivsystem zu verschieben, werden selten genutzte Daten identifiziert und anschließend in Azure Blob Storage ausgelagert. In SharePoint verbleiben schlanke Stub-Dateien. Aus Sicht der Endnutzer:innen bleiben die Dateien dort, wo sie erwartet werden. Wenn ein Zugriff erforderlich ist, wird die Datei bei Bedarf durch die Endnutzer:innen mit einem Klick an ihrem ursprünglichen Speicherort wiederhergestellt.

Das Archivierungsverhalten wird zentral von der IT definiert und läuft automatisch im Hintergrund. So konnte das Unternehmen das Speicherwachstum systematisch adressieren, ohne die Migration zu unterbrechen oder etablierte Nutzer-Workflows zu verändern.

Automatisierung und Skalierbarkeit: ein richtlinienbasierter Ansatz

Angesichts der Größe der Umgebung und der laufenden Migration war mehr als eine einmalige Bereinigung erforderlich. Das Speichermanagement musste kontinuierlich und in großem Maßstab funktionieren.

Um unterschiedliche Datentypen angemessen zu behandeln, implementierte das Unternehmen differenzierte Archivierungsrichtlinien. Einige Richtlinien zielen auf sehr alte Inhalte ab, die seit mehr als 19 Jahren nicht geändert wurden. Andere konzentrieren sich auf ungewöhnlich große Dateien, zum Beispiel Dateien mit mehr als 10 GB. Diese erzeugen während einer Migrationen unverhältnismäßig hohen Speicherdruck. Zusätzlich kombinierte das Unternehmen tenantweite Basisrichtlinien mit spezifischeren Regeln für ausgewählte SharePoint-Sites.

Dieser mehrschichtige Ansatz ermöglichte es dem IT-Team, eine konsistente Speicherstrategie über den gesamten Tenant hinweg anzuwenden. Gleichzeitig konnten die Anforderungen einzelner Abteilungen und Sites mit unterschiedlichen Datencharakteristika berücksichtigt werden.

Sobald diese Richtlinien eingerichtet sind, laufen sie automatisch im Hintergrund und erfordern nur sehr wenig laufenden operativen Aufwand.

„Sobald ShArc eingerichtet ist, läuft es einfach. Man passt von Zeit zu Zeit nur ein paar Zahlen an. Wir sind sehr zufrieden mit dem Tool. Es entspricht genau dem, was wir uns von Anfang an vorgestellt haben.“

T. Paul | Expert IT Client Management in der europäischen Zentrale 

Ergebnisse

Durch die Einführung einer automatisierten Archivierung direkt innerhalb SharePoints konnte das Unternehmen seine SharePoint-Speicherkosten um mehr als 60 % senken.

Noch wichtiger für das IT-Team war, dass das Speicherwachstum während der gesamten Migration planbar und beherrschbar wurde. SharePoint-Bibliotheken blieben übersichtlich und nutzbar, während archivierte Daten bei Bedarf weiterhin zugänglich waren. Speicherentscheidungen wurden nicht länger von dringenden Bereinigungsmaßnahmen bestimmt, sondern von klar definierten Richtlinien.

Aus Sicht der Endnutzer:innen änderte sich nichts. Aus Sicht der IT wurde das Speichermanagement zu einem kontrollierten Hintergrundprozess statt zu einer fortlaufenden operativen Belastung.

Nutzer-Akzeptanz: bewusst unsichtbar

Da ShArc direkt in SharePoint arbeitet, verlief die Nutzerakzeptanz überaus positiv. Die meisten Nutzer:innen bemerkten nicht, wenn Dateien archiviert wurden. Wenn ein Zugriff erforderlich war, fühlte sich die Wiederherstellung einer Datei genauso wie der gewohnte Zugriff darauf an und erforderte weder Schulung noch neue Prozesse. 

Genau das war das Ziel: Speicherkosten senken, ohne den Supportaufwand zu erhöhen oder zusätzliche Reibung während einer ohnehin anspruchsvollen Migrationsphase zu schaffen.

Fazit

ShArc wurde zu einem grundlegenden Bestandteil der SharePoint-Migration und der langfristigen Speicherstrategie des Unternehmens.

„Ich glaube, ShArc ist die einzige Lösung, die das auf diese Weise kann. Andernfalls müsste man selbst eine Lösung bauen.“

M. Stephans | IT Solutions Specialist in der europäischen Zentrale

Die Erfahrungen unseres Kundens spiegelt eine Situation wider, mit der viele Organisationen bei großen SharePoint-Migrationen konfrontiert sind: Das Datenvolumen wächst schneller als der im Tenant verfügbare Speicher, während Nutzer-Workflows stabil bleiben müssen. Die frühzeitige Auseinandersetzung mit dem Speicherbedarf durch einen richtlinienbasierten, automatisierten Ansatz half dabei, Risiken zu reduzieren und die Migration auf Kurs zu halten.

Bei einem perönlichen Gespräch mit besprechen wir gerne mit Ihnen, wie wir Ihnen helfen und Ihre Speicherkosten senken können: Termin buchen