Stichtagsinventur: Warum Einzelhändler jetzt auf mobile Erfassung umsteigen

Warum Papierlisten die Inventur erschweren

Papierbasierte Erfassung erzeugt zunächst handschriftliche Zähldaten. Erst durch die spätere Übertragung werden daraus digital auswertbare Inventurpositionen. Dabei können Zahlendreher, unleserliche Einträge oder falsche Zuordnungen entstehen.

Auch die spätere Nachvollziehbarkeit ist eingeschränkt. Bei einer digitalen Erfassung lassen sich Informationen wie Zählplatz, Erfassungszeitpunkt, Gerät und Benutzer direkt mit jeder Position verbinden. Auf Papier müssen solche Zusammenhänge dagegen separat dokumentiert werden, eine Lücke, die spätestens bei der Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer zum Problem werden kann.

Besonders bei variantenreichen Sortimenten wird eine eindeutige Artikelidentifikation wichtig. Ein Textilhändler mit mehreren Filialen führt pro Standort tausende SKUs, jeder Artikel existiert in Kombinationen aus Größe, Farbe und Modellvariante. Eine Verwechslung zwischen Größe M und L auf einer handschriftlichen Liste lässt sich im Nachhinein kaum erkennen und multipliziert sich über das gesamte Sortiment. Barcode-Scanning reduziert hier die Abhängigkeit von manuell eingegebenen Artikelnummern.

Wie mobile Erfassung den Inventurprozess verändert

Mit der COSYS Inventur Software erfassen Mitarbeitende Artikel direkt am Zählplatz per Barcode auf einem MDE-Gerät oder Smartphone. Die erfassten Barcodes werden mit dem hinterlegten Artikelstamm abgeglichen und Mengen unmittelbar digital gespeichert. Dadurch entfällt der zusätzliche Übertragungsschritt von der Papierliste in die Inventursoftware.

Jeder Erfassungsvorgang wird dabei vom ersten Scan an vollständig digital dokumentiert — mit Zeitstempel, Mitarbeiterzuordnung, Gerätekennung und Lagerplatz. Sämtliche Zählbewegungen, Korrekturen und Mengenänderungen werden automatisch protokolliert. Diese lückenlose Aufzeichnung schafft eine transparente Datenbasis, die jederzeit nachvollziehbar und prüfungsfähig ist, eine Dokumentationsqualität, die papierbasierte Prozesse nicht leisten können.

Wie leistungsfähig dieser Ansatz skalieren kann, zeigt eine ausgewertete Inventur aus dem Jahr 2025. Die Inventur wurde mit dem COSYS Inventurservice und eigenem Personal des Handelsunternehmens durchgeführt. Über 59 Filialen hinweg wurden rund 3,07 Millionen Inventurpositionen und etwa 25,7 Millionen Einheiten erfasst, bei einer nahezu 100-prozentigen Trefferquote im Abgleich mit einem Artikelstamm von rund 7,3 Millionen Datensätzen. Die Datenübertragung erfolgte während der gesamten Inventur kontinuierlich in das zentrale System.

Was COSYS für die Stichtagsinventur bereitstellt

Die COSYS Inventurlösung verbindet mobile Erfassung, MDE-Hardware (Zebra, Honeywell, Datalogic), COSYS WebDesk und ERP-Anbindung.

Für Unternehmen ohne ausreichende eigene Geräteflotte stellt COSYS vorkonfigurierte MDE-Leihgeräte bereit. Die Geräte werden einsatzbereit mit der benötigten Inventursoftware und den kundenspezifischen Stammdaten vorbereitet. Nach der Inventur gehen sie zurück — ohne Kapitalbindung, ohne Wartungsaufwand.

Im COSYS WebDesk lassen sich Zähllisten und Inventurdaten zentral verwalten und nachbearbeiten. Inventurprotokolle, Erfassungshistorien und Bewegungsdaten stehen dauerhaft für Auswertungen, Plausibilitätskontrollen und jahresübergreifende Vergleiche zur Verfügung. Abgeschlossene Daten können abhängig von der Schnittstellenkonfiguration online oder gesammelt an ERP-Systeme wie SAP, Lexware oder JTL übertragen werden.

Warum eine frühe Vorbereitung sinnvoll ist

Die Nachfrage nach MDE-Leihgeräten für die Stichtagsinventur steigt erfahrungsgemäß ab September stark an. Wer Gerätebedarf, Stammdaten und Datenübergabe erst im Oktober klären möchte, riskiert Engpässe bei der Verfügbarkeit. Ein früher Test schafft Zeit, um Barcodes, Artikelstammdaten, Zählabläufe und ERP-Schnittstellen unter realistischen Bedingungen zu prüfen.

Fazit

Der Vorteil mobiler Inventurerfassung liegt nicht nur in schnellerem Scannen. Entscheidend ist, dass Artikelidentifikation, Mengenerfassung, Dokumentation, Kontrolle und Datenübergabe innerhalb eines durchgängig digitalen Prozesses zusammengeführt werden — nachvollziehbar, auswertbar und prüfungsfähig vom ersten Scan bis zum fertigen Inventurprotokoll.

Sie planen Ihre Stichtagsinventur? COSYS berät Sie unverbindlich, online oder telefonisch. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen und den mobilen Erfassungsworkflow selbst kennenlernen.