Digital-First Ansatz für Risk Management und Privacy

Maxime Hambersin, Senior Director of Product Management International 

Im Laufe des neuen Jahres wird ein digitaler Ansatz für das Risikomanagement zur Norm werden. Unternehmen werden nach neuen Möglichkeiten suchen, um Vorteile bezüglich Bequemlichkeit und Geschwindigkeit digitaler Angebote zu nutzen, ohne dabei die Sicherheit zu gefährden, die für die moderne Wirtschaft unerlässlich sind.

Es wird zudem immer wichtiger werden, schnell und erfolgreich zu überprüfen, ob die Person am anderen Ende einer Transaktion diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. KI wird hier eine große Hilfe sein. Führungskräfte müssen in die Technologie zur Identitätsüberprüfung und zur Bekämpfung von Fälschungen und anderen digitalen Tricks investieren, denn auch die Internetkriminalität wird weiter zunehmen – angetrieben durch die Leistungsfähigkeit von KI-Angeboten auf beiden Seiten des Gesetzes. 

2024 wird es für den Unternehmenserfolg entscheidend sein, mit dem sich entwickelnden KI-Wettrüsten Schritt zu halten.

Krisensichere Geschäftsprozesse

Ronan Copeland, Head of Sales EMEA & Ireland GM

Krisensichere Geschäftsabläufe sind für Entscheidungsträger auf dem Weg ins Jahr 2024 von grundlegender Bedeutung. Ein unbeständiges wirtschaftliches und geopolitisches Umfeld bedeutet, dass Störfälle weiterhin die Regel sein werden. Folglich sind Unternehmen bestrebt, ihre Prozesse einfacher, effizienter und resilienter zu gestalten. Dies wird zunehmend in Form von eigenständigen Tools und Technologien geschehen, die in einem Ökosystem kombiniert werden – zum Beispiel: Vertrags- und Identitätsmanagement sowie Lösungen zur Betrugsbekämpfung, die Risiken in Arbeitsabläufen des Customer Lifecycle minimieren. Resilienzmaßnahmen schützen Unternehmen, ihre Daten, Kunden und Mitarbeiter vor Cyber- und Geschäftsrisiken durch bösartige Akteure, Störungen und Wettbewerb.

Wie der DocuSign Digital Maturity Report 2023 zeigte, ist es dreimal wahrscheinlicher, dass Unternehmen mit einem "sehr hohen" digitalen Reifegrad über transformative Resilienz verfügen. Außerdem ist es laut der Mehrheit der Entscheidungsträger wahrscheinlicher, dass der CTO/CIO die größte Wirkung erzielt, da ihre Teams Innovation, Anpassung und geschäftliche Widerstandsfähigkeit ermöglichen. Wenn dies gelingt, werden sich die Bemühungen rund um Daten, Sicherheit und Compliance in allen Abteilungen zu einer besseren Sichtbarkeit – und einem größeren Erfolg – führen.

Deutsche Verbraucher verlassen sich neben ihrer privaten auch zunehmend bei ihrer geschäftlichen Kommunikation auf mobile Geräte und WhatsApp ist die mit Abstand meistgenutzte Messaging-App in Deutschland – 86 Prozent der Mobiltelefonbesitzer nutzen die Anwendung. Die Gewohnheiten der Kunden ändern sich, Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit sind wichtiger als je zuvor. In der Folge müssen Unternehmen in moderne und flexible Lösungen investieren, die Transaktionen beschleunigen sowie Kunden die Wahl lassen, wie sie Informationen erhalten beziehungsweise Verträge unterzeichnen wollen.

„Die Übermittlung der eSignatur mittels WhatsApp spielt eine zentrale Rolle in DocuSigns Mission, Vertragsprozesse zu vereinfachen. Wir ermöglichen es unseren Nutzern, die Unterzeichnenden ortsunabhängig und praktisch jederzeit zu erreichen“, so Violeta Martin, VP Commercial Sales, EMEA bei DocuSign. „Kundenpräferenzen ändern sich. In dieser Zeit des Wandels ist DocuSign der einzige Anbieter, der seinen Kunden eine Vielzahl verschiedener Wege zur Übermittlung ihrer Verträge bietet – so zum Beispiel via SMS, E-Mail oder Messaging-Plattformen wie WhatsApp. Wir unterstreichen damit unser Engagement für ein reibungsloses, konsistentes Vertragserlebnis, das individuell auf den jeweiligen Nutzer zugeschnitten ist.“

„Bei Meta stellen wir uns eine Welt vor, in der jeder seine Geschäfte direkt über seine bevorzugte Messaging-App abwickeln kann. Indem wir die Zuverlässigkeit und Sicherheit von WhatsApp und die Einfachheit von DocuSign eSignatures zusammenbringen, setzen wir diese Vision fort", so Nikila Srinivasan, VP of Business Messaging bei Meta. „Wir erreichen die Menschen in den Medien, die sie nutzen – auf ihren Handys und in ihren Chats. Und wir helfen Ihnen, die Geschäfte abzuschließen, auf die es ankommt. Ich bin zuversichtlich, dass wir gemeinsam mit DocuSign Menschen auf der ganzen Welt dabei helfen können, ihre Geschäfte schneller, sicherer und besser zu erledigen."

Die wichtigsten Vorteile von WhatsApp Delivery im Überblick: 

• Höhere Transaktionsgeschwindigkeit: Nutzer können Echtzeit-Benachrichtigungen an die mobilen Geräte der Unterzeichner mit einem direkten Link zum Ausfüllen eines Dokuments senden. Vereinbarungen, die über WhatsApp zugestellt werden, werden fast siebenmal schneller verarbeitet als solche, die per E-Mail versendet werden.
• Erhöhte Reichweite: Die Integration von WhatsApp stellt sicher, dass zwei Milliarden Nutzer in über 180 Ländern mit nahezu jedem Unterzeichner über die mobile Messaging-Plattform in Verbindung treten können.
• Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: Durch das Angebot einer weiteren auf die mobile Nutzung zugeschnittenen Methode zur Vertragsabwicklung bieten wir den Nutzern mehr Auswahl und Flexibilität. Die Einbettung von nativen Benachrichtigungen in die Messaging-Anwendung macht den Unterzeichnungsprozess bequemer als je zuvor.
• Höchster Datenschutz: DocuSign schützt streng vertrauliche Informationen durch Verschlüsselung und macht jedes Dokument fälschungssicher. Die geltenden Datenschutzfunktionen von WhatsApp bieten darüber hinaus noch zusätzlichen Schutz und stellen sicher, dass Benachrichtigungen immer sicher zugestellt werden.

Diese Ankündigung baut auf DocuSigns Multi-Channel-Zustellungsstrategie auf, in deren Zusammenhang ebenfalls die Einführung der Vertragsübermittlung via SMS eingeführt wurde. Viele Menschen werden mit E-Mails überschwemmt, was zu niedrigeren Antwortraten und langsameren Bearbeitungszeiten führt. Die Übermittlung von Verträgen über alternative Kommunikationswege kann die Geschwindigkeit von Transaktionen erheblich beschleunigen, da sich die Dokumente unabhängig vom Aufenthaltsort der Unterzeichner schnell öffnen und elektronisch unterzeichnen lassen. So werden mehr als 50 Prozent der über WhatsApp zugestellten Verträge in 15 Minuten oder weniger abgeschlossen.

Verfügbarkeit: WhatsApp Delivery ist Teil des Multi-Channel-Delivery-Angebots von DocuSign. Dieses Add-on wird für eSignature-Kunden verfügbar sein.

Geballte Experten-Power

Ein zentraler Diskussionspunkt wird sein, wie Unternehmen ihren IT-Schutz und ihre Compliance durch zusätzliche KI-gestützte Sicherheitsebenen erhöhen können, ohne die Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen. Im Fokus stehen dabei die Herausforderungen in Deutschland – denn obwohl Deutschland die stärkste Volkswirtschaft der EU und bekannt ist für technische Spitzenleistungen und industrielle Automatisierung, stehen deutsche Unternehmen der Digitalisierung aufgrund potenzieller Risiken, zusätzlicher Kosten und vermeintlich ungewisser Ergebnisse noch skeptisch gegenüber. Dabei sind digitale Technologien wie die elektronische Signatur ausgereift, sicher und bieten einen unbestreitbaren Mehrwert für Unternehmen, zum Beispiel bei der Kundenerfahrung, der Mitarbeiterzufriedenheit und der Nachhaltigkeit des Unternehmens. Sie sind der Schlüssel für Unternehmen, ihren digitalen Reifegrad zu erhöhen und in einer technologiegetriebenen globalen Wirtschaft wettbewerbsfähig zu bleiben.

In einer Expertenrunde greifen Allan Thygesen, CEO von DocuSign,Hagen Rickmann, Schirmherr der Digital X und Managing Director Business Customers der Deutschen Telekom, sowie Dr. Michael Fübi, Vorstandsvorsitzender der TÜV Rheinland AG, dieses Thema auf und diskutieren die Rolle digitaler Technologien für mehr Sicherheit und Agilität in deutschen Unternehmen. Interessierte Zuschauer können den Expertenaustausch am 20. September um 12.30 Uhr auf der Hauptbühne der Digital X 2023 verfolgen.

Wie wird unsere Arbeit im Jahr 2030 aussehen? Heute sind die meisten Unternehmen in Deutschland nicht digital-first. Neue Technologien wie generative KI werden die Effizienz und das Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aber weiter verbessern. Zudem können dezentrale, hybride Arbeitsmodelle und Unternehmen helfen, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

In einem Fireside Chat diskutieren Mihály Gündisch, Vice President DACH, DocuSignund die KölnerRechtsanwaltskanzlei Seitz am 20.9. um 14:45 Uhr im Milliwitsch Theater die Rechtssicherheit von E-Signaturen anhand von Beispielen aus verschiedenen Branchen. Eine wichtige Voraussetzung hier ist eine hieb- und stichfeste Identitätsprüfung.

Mit Partnern wachsen

Mit dem Ziel, dass Kunden ihre Verträge und Genehmigungsprozesse künftig schneller, sicherer und ortsunabhängig abwickeln können und damit die Kundenerfahrung nachhaltig verbessert wird, arbeitet DocuSign eng mit seinen Partnern zusammen. Dazu zählen neben der Deutschen Telekom, mit der DocuSign in mehr als acht Jahren Partnerschaft bereits über 1.000 Projekte realisiert hat, auch Unternehmen wie SAP, Microsoft und Salesforce. An den gemeinsamen Ständen mit Salesforce in der Grünwald Bar sowie mit Microsoft im Media Park erfahren Besucherinnen und Besucher mehr darüber, wie die weltweit führende elektronische Signatur sie dabei unterstützen kann, veraltete papierbasierte Vertragsprozesse abzulösen und mit sicherer, KI-gestützter Technologie zu modernisieren.

Weitere Informationen zu DocuSign und dem Auftritt auf der Digital X 2023 finden Sie hier. Neueste Erkenntnisse zum Stand der Digitalisierung in deutschen Unternehmen finden Sie im DocuSign Digital Maturity Report 2023.

1. Generative KI wird Verträge automatisch erstellen:ChatGPT und ähnliche generative KI-Tools werden viel Zeit sparen, indem sie Vertragsbedingungen automatisch erstellen; eine intensive menschliche Überwachung ist dabei selbstredend weiterhin notwendig.

2. KI ist für modernes Vertragsmanagement unverzichtbar:KI wird zunehmend genutzt, um lange Verträge zu analysieren, bessere Bedingungen vorzuschlagen und Risiken zu bewerten. Dies erleichtert die Verhandlungen neuer Verträge.

3. Juristen nutzen KI für automatisierte Vertragsworkflows:Statt die meisten anfallenden Aufgaben im Vertragsprozess zu übernehmen, werden in-house Rechtsabteilungen selbstbedienbare Workflows mit standardisierten Vorlagen, vorab genehmigter Sprache und Automatisierung erstellen. Diese können anschließend Kunden und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

4. Verträge entwickeln sich über Papierdokumente hinaus:Der nächste Schritt in der Digitalisierung von papierbasierten Verträgen besteht nun darin, diese Daten zu nutzen, um den Vertrag in ein dynamisches digitales Asset zu verwandeln, das Handlungen in der realen Welt vorantreiben kann. Der Inhalt eines Vertrags kann so auf der Grundlage früherer Transaktionen bei Verhandlungen anpasst werden und nachgelagerte, verbundene Systeme gesteuert werden. Anders ausgedrückt: Verträge werden sich von Dokumenten zu lebendigen Vereinbarungen entwickeln.

5. Verträge treiben die digitale Kundenerfahrung voran:Kein Kunde möchte sich mit komplizierten oder fehlerhaften Vereinbarungen herumschlagen, und die Vereinfachung dieses Prozesses ist ein einfacher Weg, um langfristige positive Beziehungen aufzubauen.

„KI-Tools sind heutzutage essentiell für moderne Compliance-Prozesse und datengetriebene Vertragsstrategien. Sie ermöglichen es Unternehmen, Verträge effizienter zu verwalten und die Kundenzufriedenheit zu steigern“, betont Mihály Gündisch, Area Vice President DACH bei DocuSign.

Fazit: Je vernetzter ein Vertrags-Workflow ist, desto mehr Möglichkeiten hat die KI, vom System zu lernen und einzelne Schritte zu beschleunigen. Unabhängig davon, wie fortschrittlich der Vertragsprozess bereits ist, ist es immer möglich, noch intelligenter zu arbeiten. Unternehmen können ihre Zeit am besten nutzen, indem sie zeitaufwändige Aufgaben reduzieren und ihre Prozesse zentralisieren, aktualisieren und automatisieren. KI kann dazu beitragen, diese Effizienz weiter zu steigern und so den Prozess zu revolutionieren – die oben genannten 5 Trends werden die Zukunft des Vertragsmanagements prägen und jedes Unternehmen sollte sie kennen, um wettbewerbsfähig zu bleiben!

„Europa hat für DocuSign weiterhin höchste Priorität. Die Einführung von IDV for EU Qualified als eigene europäische Lösung ist ein weiteres Zeichen für unser starkes Engagement in der Region", sagt Allan Thygesen, Chief Executive Officer, DocuSign. „Vertrauen, Sicherheit und Einfachheit sind die Eckpfeiler unseres Handelns, und IDV for EU Qualified ist ein perfektes Beispiel dafür, wie wir diese Prinzipien für unsere Kunden umsetzen.”

IDV for EU Qualified wird den digitalen ID-Verifizierungsprozess in vielen Branchen und Märkten in Europa und Großbritannien verändern, insbesondere in den folgenden Bereichen:

• Finanzwesen: Verwaltung hochwertiger Transaktionen und Finanzdokumente wie Kreditverträge oder Zahlungsanweisungen
• Versicherungen: Versicherungs-Policen, Schadensformulare, Abwicklungsvereinbarungen oder Rückversicherungsverträge
• Immobilien: Kauf- und Mietverträge
• Gesundheitswesen: Rezepte und Anträge auf Leistungsansprüche
• Personalwesen: Personalvereinbarungen und Arbeitsverträge

IDV for EU Qualified erfüllt die hohen Anforderungen an die Identitätsprüfung, die notwendig sind, um als qualifizierte elektronische Signatur (QES) zu gelten – dem strengsten Standard für digitale Signaturen in der EU und in Großbritannien. Zudem entspricht IDV for EU Qualified den gesamteuropäischen Standards für den Identitätsnachweis, die von ETSI, einer europäischen Normungsorganisation (ESO), und von regionalen Cyber-Sicherheitsbehörden, wie ANSSI in Frankreich, festgelegt wurden.

„Heutzutage finden immer mehr Geschäftstransaktionen online statt. Dafür eine einfache, sichere und vertrauenswürdige Möglichkeit bereitzustellen, um wichtige Dokumente virtuell zu unterzeichnen, hat für DocuSign höchste Priorität", erklärt Maxime Hambersin, Senior Director of Product Management International bei DocuSign. „Mit dieser innovativen Lösung können Unternehmen den Prozess der ID-Verifizierung erheblich vereinfachen und den Unterzeichnern eine reibungslose digitale Erfahrung bieten – ohne die hohen Sicherheitsstandards zu gefährden, die diese Transaktionen erfordern."

Nutzer von DocuSign profitieren ab sofort von einem besseren und flexibleren Identifikationsvorgang, der unabhängig von starren Video-Anweisungen abläuft, und das alles bei geringeren Kosten. Zu den wichtigsten Funktionen von IDV for EU Qualified gehören:

• Effiziente Identifizierung mit mobile-first Self-Service: Unterzeichner können die Identitätsüberprüfung in der Zeit, die sie brauchen, über eine intuitive, mobil-taugliche Oberfläche abschließen, ohne auf einen Termin mit einem Live-Agenten warten zu müssen.
• Reduziertes Geschäftsrisiko: Die KI-gestützte Identitätserkennung und der Selfie-Vergleich verringern das Betrugsrisiko durch Fälschungen oder Identitätsfälschungen.
• Erfüllen der QES-Anforderungen in der EU und in UK: Jeder Unterschrift sind digitale Zertifikate beigefügt, und der Überprüfungsstatus wird zu Prüfzwecken im eSignature Certificate of Completion festgehalten.

Weitere Information zu DocuSign ID-Verifizierung finden Sie unter: 

https://www.docusign.de/produkte/identify

DocuSign eSignature: Geschäftsprozesse einfacher, kostengünstiger und sicherer gestalten

Die allgemeine Verfügbarkeit dieser Neuerungen von DocuSign eSignature sind für November geplant. Sie sorgen für mehr  Effizienz von Signatur-Workflows und bieten eine eingebettete Signaturerfahrung in bereits genutzten Anwendungen. Sie beinhalten im Einzelnen:

• Elastic Signing ermöglicht es Unternehmen, ein personalisiertes, schnelles und nahtloses Signaturerlebnis zu bieten. Unternehmen können eine vollständig anpassbare Benutzeroberfläche für Webseiten und mobile Anwendungen bereitstellen, Inhalte basierend auf bedingter Logik anzeigen sowie Nutzerinnen und Nutzer mit einem Mausklick unterschreiben lassen, um ein digitales Erlebnis zu schaffen, das die Abschlussquote erhöht. 

• Mit Hilfe von DocuSign eSignature Power Automat erstellen Nutzerinnen und Nutzer automatisch einen Umschlag mit vorausgefüllten Daten und senden diesen zur Unterschrift. Ob es darum geht, eine DocuSign-Transaktion auf der Grundlage eines externen Ereignisses zu erstellen oder eine nachgelagerte Aktion auf der Grundlage einer Statusänderung eines DocuSign-Umschlags auszulösen: Mit Microsoft Power Automate können Vertragsaufgaben mit Klicks, nicht mit Code, integriert werden.
• Mit DocuSign eSignature Teams-Erweiterungen können Nutzerinnen und Nutzer, Vereinbarungen nativ innerhalb von Teams senden und unterzeichnen. Zuvor mussten sie Teams verlassen und zur DocuSign-Plattform gehen, um die Sende- und Unterzeichnungs-Workflows abzuschließen.
• DocuSign eSignature SharePoint-Erweiterungen ermöglichen es Nutzerinnen und Nutzern, eSignature-Felder mit Daten aus SharePoint-Listen vorauszufüllen und Daten aus abgeschlossenen eSignature-Umschlägen in SharePoint-Listen zu schreiben. Diese Erweiterungen ermöglichen es außerdem, Vertragsworkflows direkt mit der Dokumentenspeicherung und -verwaltung zu verbinden.

DocuSign CLM: Prüfungen und das Analysieren der Arbeitsabläufe beschleunigen und Transparenz erhöhen

Die Neuerungen im Bereich Contract Lifecycle Management and Dokumentenerstellung beinhalten im Einzelnen:

• DocuSign CLM Essentials-Dokumentenprüfung ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, den internen Prüfungsprozess mit einer benutzerfreundlichen Erfahrung zu beschleunigen. Diese Dokumentenprüfung bietet eine neue Oberfläche mit einem modernen Look and Feel, die einfach zu navigieren und für Desktop und Smartphone besser optimiert ist. Sie ist barrierefreier als zuvor, da sie Nutzerinnen und Nutzern mit Sehbehinderung ermöglicht, mit ihrer Tastatur zu navigieren und Text, Aktionen und Kommentare innerhalb des Dokuments mit dem Bildschirmlesegerät des Endgeräts in Sprache zu übersetzen. Die allgemeine Verfügbarkeit ist für Dezember geplant.
• Mit Hilfe der Prozessberichterstattung von DocuSign CLM Essentials analysieren Administratorinnen und Administratoren die Effizienz ihrer Workflow-Prozesse und können Engpässe schnell erkennen. Die Berichtsdaten zeigen, wie lange Workflows und die darin enthaltenen Schritte dauern, so dass Administratorinnen und Administratoren bei Bedarf Verbesserungen vornehmen können. Das Erkennen von Verzögerungen auf individueller Ebene sorgt dafür, dass schneller gehandelt und Lösungen gefunden werden können. Die allgemeine Verfügbarkeit ist für Anfang Dezember geplant.

• Der Bericht über automatische Vertragsverlängerungen von DocuSign CLM bietet Nutzerinnen und Nutzern verbesserte Einblicke in Vertragsverlängerungen und Kündigungsfristen und hilft ihnen zu entscheiden, wann sie Maßnahmen ergreifen müssen, um einen Vertrag zu beenden oder automatisch verlängern zu lassen. Der neue Bericht über Verträge, die sich der Verlängerung nähern, hilft, automatische Verlängerungen besser zu verstehen, indem er mehr Einblick in Elemente wie das Kündigungsdatum (d.h. das letzte Datum, an dem ein Vertrag gekündigt werden kann, bevor er sich automatisch verlängert), das Verlängerungsdatum und das Ablaufdatum gibt. Die allgemeine Verfügbarkeit ist für November geplant. 

Sie möchten mehr erfahren? Schauen Sie das Video zu den Neuerungen auf dem DocuSign Blog oder melden Sie sich für das DocuSign 2022 Release 3 Webinar (auf Englisch) mit DocuSign Chief Product Officer, Jerome Levadoux, an. 

Digitalisierung im eigenen Unternehmen wird überdurchschnittlich bewertet 

Mit fortschreitender Digitalisierung befinden sich kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland inmitten tiefgreifender Veränderungen: Informationsaustausch und Kundenkontakte finden zunehmend virtuell statt und immer mehr manuelle Arbeitsprozesse werden zu elektronischen Abläufen. 74 Prozent der befragten Mittelständler bewerten die Digitalisierung im eigenen Unternehmen mit gut bis sehr gut, und nehmen sich somit als innovativer wahr als die deutsche Wirtschaft im Allgemeinen (54 Prozent). Am positivsten bewertet die Finanzbranche die eigene Situation (80 Prozent), was auf eine bessere digitale Infrastruktur in der Branche zurückzuführen ist. Eine auffallend negative Einschätzung gab es hingegen im Gesundheitswesen: 13 Prozent der befragten Mittelständler gaben an, dass ihre Branche nicht gut in der Prozessdigitalisierung aufgestellt sei. 

Wie weit die Digitalisierung tatsächlich im deutschen Mittelstand vorangeschritten ist, lässt sich gut anhand des Einsatzes von digitalem Vertragsmanagement sehen. Denn Verträge finden sich in allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Die Studie zeigt, dass zu den Prozessen in den Unternehmen, bei denen es zu einem sogenannten „Medienbruch“ kommt, vor allem Mitarbeiterverträge (69 Prozent) und Kundenverträge (60 Prozent) zählen. In der Fertigungsbranche werden sogar noch über 80 Prozent der Mitarbeiterverträge gedruckt und eingescannt. Medienbruch bedeutet, dass ein digitaler Prozess unterbrochen wird, Daten ausgedruckt und anschließend wieder digital erfasst werden.

Noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement

Wie die Ergebnisse der Umfrage zeigen, gehört digitales Vertragsmanagement bei weniger als der Hälfte der mittelständischen Unternehmen (43 Prozent) heute schon zur Arbeitsrealität. In vielen Unternehmen ist es bereits geplant – die Umsetzung steht aber oft noch aus. Der in vielen Fällen hohe Planungsgrad (38 Prozent) weist jedoch darauf hin, dass es bei vielen Unternehmen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie ist. Hier soll die Umsetzung vor allem kurzfristig noch im laufenden Quartal (13 Prozent), bis mittelfristig zum Ende des Jahres (48 Prozent) erfolgen.

Der Branchenvergleich zeigt, dass es vor allem in der Fertigungsbranche noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement gibt: Nur 40 Prozent bestätigten, hier schon eine Lösung im Einsatz zu haben. Trotz des hohen Bedarfs sind konkrete Initiativen dazu oftmals erst in der Anfangsphase. Anders sieht es in der Finanzbranche aus, die sich mit 57 Prozent bei Nutzung von digitalem Vertragsmanagement als Vorreiter positioniert. Einen hohen kurzfristigen Bedarf, deren Umsetzung noch im selben Quartal geplant ist, gibt es mit 16 Prozent vor allem im Healthcare-Bereich.  

Arbeitserleichterung und Effizienz vs. Sicherheitsbedenken und etablierte Prozesse

Der wichtigste Treiber für die Anschaffung von digitalem Vertragsmanagement sind effiziente Geschäftsprozesse, es gibt aber branchenspezifische Unterschiede. Ziel im Finanzsektor und Gesundheitswesen ist Effizienz – in der Fertigung vor allem der Bürokratieabbau. Die Anschaffung ist dabei auch von der Entscheidung unterschiedlicher Fachabteilungen abhängig. Dabei stehen nach der Geschäftsleitung die IT-Abteilungen (49 Prozent) an zweiter Stelle, gefolgt von der Personalabteilung (32 Prozent) und der Rechtsabteilung (25 Prozent).

53 Prozent der Befragten, die den Einsatz von digitalem Vertragsmanagement verworfen oder (noch) nicht auf der Digitalagenda haben, begründen dies vor allem mit Sicherheitsbedenken. Viele fürchten zudem eine Nichtvereinbarkeit mit etablierten Prozessen (34 Prozent), vor allem im Fertigungs- und Finanzsektor. 28 Prozent könnten sich vorstellen, dass Kunden oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich dagegen sträuben. 

„Die Ergebnisse unserer jüngsten Mittelstandsstudie bestätigen, dass es in Deutschland noch viel Potenzial auf dem Weg zu volldigitalen Vertragsprozessen gibt. Noch immer behindern bestehende papierbasierte Prozesse die übergreifenden Geschäftsprozesse und digitalen Workflows. Sie führen zu Informationssilos und werden so zum Sicherheitsrisiko“, sagt Daniela Becker, Area Vice President EMEA bei DocuSign. „Die Ergebnisse zeigen aber auch, dass der hohe Stellenwert von digitalem Vertragsmanagement branchenübergreifend anerkannt wird und der Bedarf zum Handeln erkannt wird.“

„Die vorliegende Studie von DocuSign zeigt sehr deutlich, welche Potenziale wir in Deutschland noch nicht ausgeschöpft haben. Hier ist noch viel Luft nach oben,” sagt Karl-Heinz Land, Digital Evangelist und CEO Neuland GmbH & Co. KG. „Nur wer digitalisiert, kann vernetzen und in der Folge automatisieren. Unternehmen, die automatisieren, haben gegenüber ihren Wettbewerbern im Markt einen klaren Wettbewerbsvorteil. Dies zeigt sich ganz besonders in Zeiten des wirtschaftlichen Drucks auf ganze Industrien.”

*Alle Daten stammen von Statista sofern nicht anders angegeben. Die Umfrage wurde vom 27. April bis 25. Mai 2022 als quantitative Befragung bei 300 Personen in Deutschland via Telefon durchgeführt. Es wurden 300 Personen, die zum Thema Vertragsmanagement in KMU in Deutschland befragt, darunter allgemeine Entscheidungsträger, Firmenchefs im Mittelstand, Mitarbeiter in HR, IT, Einkauf, Rechtsabteilung, in Unternehmen von 100 bis 2.000 Mitarbeiter in den Branchen Manufacturing/Engineering, Financial/Insurance, HealthCare/Life Science.

Die CLM-Integration bietet für Slack-User folgende Vorteile:

• Aufgabenzuweisungen erhalten: Benachrichtigung über die jeweiligen Rollen im Vertragsprozess und die Zuweisung von Aufgaben
• Vereinbarungen vorantreiben: Aufgaben erledigen, Bearbeitungen genehmigen oder Änderungen direkt in Slack vornehmen
• Feedback geben und Kommentare erstellen: Zusätzlichen Kontext ergänzen oder Kommentare direkt in Slack hinzufügen
• Entwürfe überprüfen: Mit einem einzigen Mausklick Entwürfe, den Änderungsverlauf und vieles mehr in der Vereinbarung überprüfen
• Vereinbarungen unterzeichnen: Mit eSignature Vereinbarungen schnell unterzeichnen

Weitere Details über die DocuSign CLM-Integration für Slack finden Sie in diesem Blogbeitrag. Hinweis: Die DocuSign Slack-App ist bislang nur in englischer Sprache erhältlich.