Auf dem Weg zum papierlosen Unternehmen, geleitet vom Motiv nachhaltiger Prozessoptimierung, wächst die Zahl an digitalen Dokumenten und Belegen, mit denen Unternehmen täglich arbeiten, kontinuierlich. Brachenübergreifend sammeln Unternehmen heute Gigabyte um Gigabyte digitaler Daten, von interner und externer Kommunikation über technische Dokumente bis hin zur Dokumentation von Warenflüssen über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg: Überall dort, wo Informationen längerfristig vorgehalten werden müssen, braucht es Systeme, um sinnvoll mit Dokumenten und Belegen arbeiten zu können. Hierbei spielen verschiedene Aspekte eine wichtige Rolle: Im ersten Schritt müssen in Dokumenten enthaltenen Informationen zuverlässig und anwenderfreundlich neu zu erfassen sein. Die vorgehaltenen Daten müssen nach Erfassung durch ein Regelsystem ausgewählten Personen zugänglich gemacht werden. Sie müssen durchsuchbar und gleichzeitig sicher, vor Manipulation geschützt und datenschutzkonform sowie revisionssicher dauerhaft zentral gespeichert sein.

Als Implementierungspartner für Dokumentenmanagement-Systeme baut topfact bald auf 20 Jahre Erfahrung. Dabei liegt ein wichtiger Fokus auf der Einbindung des Dokumentenmanagements in die vorhandene Infrastruktur, auf deren Basis es gelingt, Dokumente und Belege aus unterschiedlichsten Quellen, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand, zentral zu verarbeiten.

Mit topfact6 MyWork bietet die topfact AG ein Dokumentenmanagement-System, das nicht nur die Vielzahl an Dokumenten und Belegen aus einem zentralen ERP-System übernimmt, sondern zum Beispiel auch den gesamten E-Mail-Verkehr berücksichtigt und so den Einsatz von Insellösungen ersetzt. Als unabhängige Plattform trennt topfact6 MyWork dabei das Dokumentenmanagement von den verbundenen Instanzen und ermöglicht so, ohne zusätzlichen Aufwand und ohne Datenverlust, bei Bedarf auch deren Austausch. Damit ersetzt topfact6 jede weitere Form der physischen Ablage und ermöglicht, in Verbindung mit einer Verfahrensbeschreibung, die rechtskonforme digitale Speicherung elektronischer und analoger Dokumente gemäß den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Unterschiedlichste Inhalte, digitalisierte Dokumente und Belege werden nach dem Import automatisch durch OCR-Texterkennung für eine Volltextsuche vorbereitet und sind so auch ohne die Erstellung von Indexdaten zugänglich. Durch die Integration in die bestehende Systemlandschaft und die direkte Verknüpfung mit einem vorhandenen ERP-System können dessen Daten ebenfalls übernommen und zum Beispiel zur Verschlagwortung von Dokumenten genutzt werden. Darüber hinaus gewährleistet die Einbindung der ERP-Stammdaten in den Dokumenten-Workflow optimale Datenkonsistenz und eine sinnvolle Verknüpfung.

Heute organisieren Kunden aus Handwerk, Handel und Industrie die Archivierung ihrer Dokumente zuverlässig und produktiv mit topfact6 MyWork. Den mittelständischen Unternehmen mit durchschnittlich 50 bis 200 Mitarbeitern bietet topfact6 MyWork alle Möglichkeiten eines modernen Dokumentenmanagement-Systems, sowohl als sicher isolierte On-Premise-Variante als auch als ortsunabhängig zugängliche, effiziente Cloud-Lösung, DSGVO-konform auf deutschen Servern. Als zeitgemäße SaaS-Variante können Kunden aus bedarfsgerechten Paketangeboten wählen,  inklusive täglicher Softwarepflege, Updates und regelmäßigen Updates.

„Auf Grundlage unserer langjährigen Erfahrung und dem vielfältigen Kundenfeedback, das wir über die Jahre gesammelt haben, ist es uns gelungen, ein eigenständiges Dokumentenmanagement-System zu entwickeln, das alle Dokumentenquellen im Unternehmen verbindet und einen nahtlosen Informationsfluss ermöglicht“, erklärt Detlev Eberhardt, Vorstand der topfact AG aus Rosenheim. „topfact6 MyWork führt übersichtlich und automatisiert neue und bereits vorhandene Informationen zusammen und erhöht dadurch die Effizienz des gesamten Dokumentenflusses.“

Ausführliche Informationen zu topfact6 MyWork bietet die topfact Website unter https://topfact.de/dokumentenmanagement

Auch für die Mitarbeitenden der topfact AG ist es eine freie Entscheidung ob und in welchem Umfang sie im Homeoffice arbeiten möchten. Von diesem Angebot wurde intensiv Gebrauch gemacht, mit dem Ergebnis, dass die Büroräume der topfact AG in Bad Endorf in den letzten Jahren zunehmend verwaisten. Gleichzeitig erkannten die Verantwortlichen im Unternehmen nicht nur positive Aspekte. Konzentration, Kommunikation und Kreativität – wichtige Grundlagen für den Erfolg der topfact AG im Bereich der Bürodigitalisierung in fast 20 Jahren – erwiesen sich als entscheidende Faktoren, die durch den Verlust eines gemeinsamen Arbeitsumfelds und die unbestreitbaren Störfaktoren im Homeoffice immer häufiger zu kurz kamen. Entgegen der wirtschaftlich attraktiven Möglichkeit, auf die veränderte Nutzung mit einem Umzug in kleinere, günstigere Büroräume zu reagieren, entschied sich die topfact AG für den entgegengesetzten Weg.

Mit dem Umzug in neue Büroräume in der Innenstadt von Rosenheim steht den Mitarbeitenden der topfact AG seit Oktober 2023 noch mehr Raum zur Verfügung als zuvor in Bad Endorf. Neben dem zusätzlichen Platzangebot unterscheidet sich der neue Standort aber vor allen Dingen durch seine Lage und das damit verbunden attraktive Umfeld. Im Herzen der drittgrößten Stadt Oberbayerns bietet der neue Standort attraktive Bedingungen auch jenseits des Schreibtischs: Der benachbarte Salingarten oder die fußläufig in wenigen Minuten zu erreichende Altstadt mit einem reichhaltigen kulinarischen und attraktivem Freizeit- und Shopping-Angebot bieten vielfältige Möglichkeiten der Pausengestaltung und erlauben es, alltägliche Besorgungen auch während der Arbeitszeit zu erledigen. Darüber hinaus steht der eigene Firmenparkplatz den Mitarbeitenden auch außerhalb der Bürozeiten zur Verfügung, sodass auch gemeinsame Aktivitäten nach Feierabend oder der Stadtbummel mit der Familie am Wochenende leicht zu organisieren sind.

„An unserem alten Standort in Bad Endorf war Arbeit vor allen Dingen Arbeit“, erinnert sich Detlev Eberhardt Vorstand der topfact AG. „Dagegen ist Rosenheim insgesamt ein deutlich attraktiverer Arbeitsort mit einer Vielzahl an Vorzügen. Davon profitieren die allgemeine Stimmung, das Arbeitsklima und die Motivation schon heute erkennbar.“

Unter den neugeschaffenen Bedingungen gewinnt die Büroarbeit messbar an Attraktivität. Rund ein Viertel der in den vergangenen Jahren in das Homeoffice ausgelagerten Arbeitszeit wird bereits wenige Wochen nach Einweihung des neuen Standorts wieder in Präsenz abgeleistet. Die Wahlfreiheit bleibt weiterhin erhalten, angestrebt wird jedoch ein gesunder Mix aus produktiver Kreativarbeit und Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Damit sollen nicht zuletzt der Fokus für die gemeinsame Sache geschärft und die Kräfte für das Erreichen gemeinsamer Ziele gebündelt werden.

„Unsere Mitarbeiter sollen immer dort arbeiten können, wo es inhaltlich am besten zur Aufgabenstellung passt“, betont Eberhardt. „Das kann täglich variieren. Auf jeden Fall bieten wir mit dem neuen Standort attraktive Voraussetzungen, auch die gemeinsame Arbeit vor Ort wieder mehr in den Alltag zu integrieren. Wir freuen uns, wenn sich auch qualifizierte Arbeitssuchende hiervon überzeugen lassen und sich entscheiden, im Team der Topfact AG weiteren Wandel aktiv mitzugestalten.“

Aktuelle Stellenangebote der topfact AG finden Interessierte unter https://topfact.de/teamwork.