Eine gute Nachricht für die Veranstaltungsbranche: Zoom sorgt für mehr Teilnehmer

Die Pandemie mit ihren Reisebeschränkungen und Veranstaltungsverboten hat das Geschäft der Event-Agenturen zum Erliegen gebracht. Praktisch jede Veranstaltung wurde abgesagt oder auf unbestimmte Zeit vertagt.

Die gute Nachricht? Die ersten Konferenzen mit Teilnehmern aus der EU laufen wieder an. Während in der Anfangszeit der Pandemie virtuelle Meetings die einzige Option waren, werden nun fast alle Meetings in einer Mischform angeboten. Der Teilnehmer kann persönlich kommen oder sich per Videokonferenz einwählen.

Zwei erstaunliche Ergebnisse, die den Event-Agenturen Mut geben sollten:


  • Bei einer internen Konferenz von Sales Managern haben sich 95% der Eingeladenen für die persönliche Teilnahme, anstatt einer Teilnahme per „Microsoft Teams“, entschieden.
  • An einem jährlich stattfindenden Symposium nahmen in der Regel 25 Personen teil. Dieses Jahr haben sich 17 Teilnehmer für die persönliche Teilnahme entschieden und 22 weitere Personen wollen virtuell teilnehmen. Für den Veranstalter bedeutet dies, dass trotz der schwierigen Bedingungen nun 39 anstatt der üblichen 25 Personen teilnehmen.

Wie ist das zu verstehen? Wir gehen davon aus, dass sich eine gewisse Zoom-Müdigkeit eingestellt hat und persönliche Treffen für den Zusammenhalt in einer Organisation weiterhin gewünscht werden. Im zweiten Fall hat der Veranstalter festgestellt, dass die virtuellen Teilnehmer in der Vergangenheit nicht teilgenommen hatten, also Neukunden sind. Mit der Option einer virtuellen Teilnahme werden Teilnehmer erreicht, für die eine persönliche Teilnahme aus verschiedensten Gründen vorher nicht in Frage kam.

Persönlich, virtuell oder hybrid: Veranstaltungsformate verschmelzen

Bei seera von coladaservices sprechen wir hier von Hybrid-Events. Für das Teilnehmer-Management-System ändert sich nur eine Kleinigkeit: Es wird weiterhin eine unterstützende Webseite erstellt; die potentiellen Teilnehmer werden eingeladen und je nach Wahl werden nun unterschiedliche Optionen angezeigt: Bei virtueller Teilnahme wird nur die Anmeldung mit Zugangscode bestätigt und bei persönlicher Teilnahme läuft die normale Event-Logistik mit Flügen, Hotels und Transfers ab.

 

Über die coladaservices GmbH

coladaservices ist seit 2001 auf Lösungen im Bereich Teilnehmer Management, E-Mail Marketing und online Registrierungen spezialisiert.

Mit unserer Software "seera" erstellen wir innerhalb kürzester Zeit Webseiten für Seminare, Kongresse, Tagungen und Management Meetings und liefern einen robusten Prozess zur Einladung und Registrierung der Teilnehmer. Über einen integrierten Gästemanager können die Event-Organisatoren auf alle Anmeldedaten zugreifen.

Zu den Kunden gehören Unternehmen aus allen Branchen und Event- und Kommunikations-Agenturen.

Das Team von coladaservices besteht aus fünf Web-Designern und Datenbankspezialisten mit langjähriger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Event-Agenturen und Planern in Unternehmen.

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