Zeitnachweise schnell und einfach digitalisieren

Auch im Jahr 2020 werden in vielen Zeitarbeitsunternehmen die Zeitnachweise der Mitarbeitenden noch von Hand in die Systeme eingepflegt. Denn häufig sind die elektronischen Zeiterfassungsyssteme der Kundenunternehmen nicht mit den Programmen der Dienstleister verknüpft. Aufgrund fehlender Schnittstellen kann dann kein automatisierter Datenaustausch stattfinden. Daher trudeln Woche für Woche bzw. Monat für Monat Unmengen an Zeitnachweisen per E-Mail, Fax oder Post bei den Personaldienstleistern ein. Und auf dem Schreibtisch stapeln sich die ausgedruckten Zeitnachweise, die zunächst mühsam in die eigenen Systeme eingetippt werden müssen, bevor die Zeitdaten weiterverarbeitet werden können. Schnelle und einfache Abhilfe schafft der brandneue TimesheetParser. Ein KI-basiertes Online-Tool der TALOS Workforce Solutions GmbH, das ab jetzt als Beta-Version kostenlos getestet werden kann.

Die Idee für den TimesheetParser verfestigte sich im Zuge diverser Gespräche mit Personaldienstleistern. „Schnell war uns klar, dass eine einfach zu bedienende Online-Lösung die Lücke zwischen den elektronischen Zeitwirtschaftssystem der Kundenunternehmen und der Dienstleister schließt – und dadurch enormen Mehrwert für die Zeitarbeitsunternehmen bietet“, berichtet TALOS Geschäftsführer Dr. Tobias Weigl. „Wichtig war uns, ein Tool zu entwickeln, das ohne langwierigen Implementierungsprozess, ohne Projektteam, ohne Anwenderschulungen auskommt. Und stattdessen sofort Zeitersparnis bringt.“ Denn der TimesheetParser setzt genau dort an, wo durch manuelles Abtippen wertvolle Zeit verloren geht: bei der Übertragung analoger Zeitnachweise in ein digitales Format zur weiteren Bearbeitung. Hierfür greift das neu entwickelte Online-Tool auf Methoden des Maschinellen Lernens (ML) zurück, sodass die auszulesenden Zeitdaten und alle relevanten Informationen, wie z.B. Name des Mitarbeitenden, die Personalnummer, das Kundenunternehmen oder auch die Kostenstelle, automatisiert erkannt, als Tabelle strukturiert und über das Tool ausgegeben werden. „Wenn man davon ausgeht, dass das Abtippen eines Zeitnachweises rund 10 Minuten dauert, liegt die Zeitersparnis für 100 Papier-Zeitnachweise im Monat bei mehr als 16 Stunden, also zwei ganzen Personentagen“, veranschaulicht Valentin Kolb, Senior Consultant bei TALOS, das Einsparpotenzial. „Zeit, die für andere, wertbeitragende Tätigkeiten aufgewendet werden kann. Gerade in diesen herausfordernden Zeiten ein wichtiger Gewinn für die Dienstleister“, ergänzt Kolb.


Usability und Effizienz prägen die Funktionsweise

Der TimesheetParser funktioniert denkbar einfach und kann auch von unterwegs aus mit dem Smartphone genutzt werden. „Bei der Entwicklung des TimesheetParsers haben wir sehr großen Wert darauf gelegt, dass das Tool auch per Smartphone oder Tablet funktioniert. Dank der integrierten Foto-Funktion kann der Papierzeitnachweis einfach abfotografiert und mit einem Klick verarbeitet werden. Egal wo man gerade ist,“ resümiert Dr. Tobias Weigl die bisherigen Schritte. Benötigt wird lediglich eine Internetverbindung und ein Nutzeraccount, der per Selbstregistrierung schnell angelegt ist. Die als Scan, Foto oder Ausdruck vorliegenden Zeitnachweise müssen nur über das Webtool hochgeladen bzw. abfotografiert werden. Per Knopfdruck startet der Parsing-Vorgang. Die ausgelesenen, digitalisierten Zeitdaten liegen innerhalb weniger Sekunden vor – und das mit einer Erkennungsrate von durchgängig über 98%. Mit der integrierten Exportfunktion können die Daten schnell und einfach als CSV-Datei heruntergeladen werden, um sie anschließend in das eigene Zeitwirtschafts- oder Abrechnungssytem zu importieren. „Alles was wir tun, ist darauf ausgerichtet, intuitiv zu bedienende und effiziente Lösungen zu entwickeln, die dem hektischen Arbeitsalltag der Personaldienstleistungsbranche Rechnung tragen – und zugleich alle datenschutzrechtlichen Anforderungen nach DS-GVO erfüllen,“ erklärt Weigl den Ansatz von TALOS.

Smartes, DSGVO-konformes Online-Tool mit Selbstregistrierung

Nach dem Parsing-Vorgang sind die digitalisierten Zeitdaten für den angemeldeten Benutzer 60 Minuten lang in dem persönlichen Account einzusehen und abzurufen. Danach werden die Daten automatisch gelöscht. Der Löschvorgang kann jedoch auch vor Ablauf der 60 Minuten durch die User selbst durchgeführt werden. „Die Beta-Phase ist vor allem dafür gedacht, interessierten Dienstleistern die Funktionsweise des TimesheetParsers zu demonstrieren und direkt einen konkreten Mehrwert zu schaffen“, schildert Weigl das aktuelle Vorhaben. Darüber hinaus stehen bereits jetzt weitere Funktionen und Ideen zur Erweiterung des Tools auf der Liste: So soll im Anschluss an die Beta-Phase unter anderem eine Bearbeitungsfunktion der erkannten Daten freigeschaltet werden. Das clevere Tool soll dann selbst erkennen und dem User anzeigen, welcher Wert wahrscheinlich nicht korrekt ausgelesen wurde und daher vor dem Export direkt im Tool korrigiert werden sollte. Damit kann eine Trefferquote von 100% erreicht werden.

Da der TimesheetParser auf den Methoden des Maschinellen Lernens basiert, gilt es zunächst, dem Tool den konkreten Aufbau eines Zeitnachweises beizubringen. In der Beta-Version ist der TimesheetParser standardmäßig auf die TALOS Zeitnachweis-Vorlage ausgerichtet. Auf Anfrage werden aber auch individuelle Zeitnachweise, z.B. für verschiedene Kunden, konfiguriert. „Auf Basis eines entsprechenden Musterdokumentes bringen wir dem TimesheetParser bei, die Dokumentenstruktur richtig zu erkennen, sodass das neue Format anschließend sofort verarbeitet werden kann“, schildert Weigl den Ablauf während der Beta-Phase.

Dienstleister, die an der Beta-Phase teilnehmen wollen, finden weitere Informationen unter www.talosworks.de/toolbox.

Über die TALOS Workforce Solutions GmbH

TALOS entwickelt clevere Online-Softwarelösungen für die Herausforderungen der Zeitarbeitsbranche. Dabei verbindet das Unternehmen aus der Nähe von Neuburg a. d. Donau effiziente Workflows mit modernster Technologie. Immer mit dem Ziel, effektive und einfach zu bedienende Tools bereitzustellen, die sich lückenlos in die bestehende IT-Landschaft einfügen. Zum Leistungsportfolio des Unternehmens zählt nebem dem TimesheetParser ein End-to-End orientiertes Vendor Management System (VMS), das auf modernster Plattformtechnologie basiert. Auf Wunsch unterstützt das interdisziplinäre Expertenteam, das auf langjährige Branchenerfahrung zurückblickt, auch beim Prozess- und Change-Management.

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