Bewegung entsteht nicht im Moment — sondern im System dahinter

Dort fehlte die Transparenz, um Ausgaben global zu steuern, Compliance zuverlässig durchzusetzen und strategische Entscheidungen auf belastbare Daten zu stützen. Beschaffungsprozesse waren über Jahre gewachsen, international fragmentiert und in der Praxis häufig außerhalb strukturierter Systeme organisiert. Ausgaben wurden erst im Nachhinein sichtbar, Freigaben ließen sich nur eingeschränkt kontrollieren — und damit blieb auch die strategische Steuerungsfähigkeit begrenzt.

Ottobock definierte deshalb die Anforderungen an eine zukunftsfähige Einkaufsplattform neu. Transparenz sollte früh entstehen, Freigaben verbindlich werden und Daten zur Grundlage strategischer Entscheidungen werden. Nach einem strukturierten Auswahlprozess fiel die Entscheidung auf SAP Ariba — nicht zuletzt wegen der Integrativen Einbindung in die bestehende SAP-Landschaft und der Perspektive, globale Prozesse auf einer einheitlichen Plattform abzubilden.

Nach der Toolauswahl schrieb Ottobock die Implementierung gesondert aus, um die passende Umsetzungskompetenz sicherzustellen. apsolut überzeugte dabei nicht nur durch Projekterfahrung, sondern durch einen Beratungsansatz mit operativer Durchdringung. „apsolut ist tief in die Prozesse eingestiegen“, erinnert sich Yanneck Bode, Project Lead, „und genau das hat uns das Vertrauen gegeben, auch dann schnell Lösungen zu finden, wenn es im Projekt wirklich hakt.“

Mit dem Projektstart begann die eigentliche Transformation. Neben den Ariba‑Modulen Buying, Contracts sowie Supplier Lifecycle & Performance galt es, Ottobock‑spezifische Anforderungen abzubilden — darunter ein hochautomatisiertes User Management und die Integration eines externen Master‑Data‑Governance‑Systems zur Sicherstellung konsistenter Stammdaten.

Gleichzeitig stellte die Organisationsstruktur das Projektteam vor grundlegende Fragen. Die Trennung zwischen direktem und indirektem Einkauf ließ sich systemseitig nicht eins zu eins abbilden. Gesucht waren Lösungen, die praktikabel sind, ohne gewachsene Strukturen aufzubrechen. Ergänzend entstand eine differenzierte Freigabelogik, die Verantwortlichkeiten eindeutig zuordnet und Compliance bereits vor der Bestellung sicherstellt.

Entscheidend war dabei der richtige Balanceakt: Standards dort nutzen, wo sie Effizienz und Zukunftssicherheit schaffen — und zugleich organisatorische Realitäten so abbilden, dass Akzeptanz und Auditfähigkeit erhalten bleiben. Im Projektverlauf wurde deutlich, dass es nicht um eine Systemeinführung ging, sondern um einen Perspektivwechsel. Transparenz entsteht nicht mehr im Rückblick, sondern im Prozess selbst.

Die Projektarbeit war geprägt von engem Austausch und pragmatischer Zusammenarbeit. Anforderungen wurden iterativ geschärft, Prozesse harmonisiert und Lösungen im Dialog entwickelt. „Ein Tool soll nicht jede gewachsene Struktur spiegeln“, erklärt Johannes Müller, Head of Global Indrect Procurement. „Es ist auch eine Chance zu hinterfragen, welche Prozesse wir künftig wirklich brauchen.“

Schon kurz nach der Einführung zeigten sich Veränderungen im Alltag. Freigaben erfolgen strukturiert vor der Bestellung, Ausgaben werden früh sichtbar, und bestellbezogene Prozesse verbessern die Qualität der Rechnungsbearbeitung. Standardisierte Workflows verkürzen Durchlaufzeiten, reduzieren Abstimmungen und geben Mitarbeitenden Orientierung.

Mit der neuen Plattform gewinnt Ottobock mehr als Effizienz. Frühzeitige Transparenz ermöglicht datenbasierte Entscheidungen und eine aktive Steuerung des globalen Lieferantenportfolios. Compliance wird systemisch verankert, und der Einkauf entwickelt sich vom operativen Abwickler zum strategischen Steuerungsinstrument.

Gleichzeitig entsteht eine skalierbare Basis für weiteres Wachstum. Nach dem erfolgreichen Start in ersten Ländern kann die Lösung schrittweise in weitere Märkte ausgerollt werden, um Synergien zu nutzen und Beschaffungsprozesse international zu harmonisieren.

Effiziente Prozesse sind bei Ottobock kein Selbstzweck. Sie ermöglichen Innovation — und damit Mobilität und Lebensqualität für Menschen weltweit. Ein transparenter Einkauf stärkt diese Mission nachhaltig.