Arbeitszeitreform 2026: Alles Wichtige für Arbeitgeber kompakt zusammengefasst

Was ist mit der Arbeitszeitreform 2026 gemeint?

Wenn von der Arbeitszeitreform 2026 die Rede ist, ist damit meist die geplante Novelle des deutschen Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) gemeint. Das stammt im Kern noch aus den 1960ern und wurde im Jahr 1994 das letzte Mal geändert. Seitdem hat sich in der Arbeitswelt einiges getan. Die Novelle, deren Inkrafttreten noch für 2026 geplant ist, soll das Gesetz an diese Gegebenheiten anpassen. Die beiden wichtigsten geplanten Neuerungen dafür sind eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung für die meisten Unternehmen und die Ablösung der täglichen Höchstarbeitszeit von maximal 10 Stunden durch eine Wochenarbeitszeit von maximal 48 Stunden.

Was gilt für Arbeitgeber schon heute?

Unabhängig von der geplanten Reform gilt für Arbeitgeber schon heute die Pflicht zur systematischen und nachvollziehbaren Zeiterfassung. Das hat der Europäische Gerichthof im Jahr 2019 entschieden und das Bundesarbeitsgericht hat im Jahr 2022 geurteilt, dass das bereits geltende Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Unternehmen dazu verpflichtet. Mit der geplanten Novelle wird also keine Pflicht zur Zeiterfassung eingeführt. Sie präzisiert lediglich, wie das zu geschehen hat.

Elektronische Zeiterfassung: Welche Daten müssen erfasst werden?

Laut dem Gesetzesentwurf der Arbeitszeitreform 2026 müssen die tägliche Arbeitszeit von Arbeitnehmenden systematisch und noch am selben Arbeitstag minutengenau erfasst werden. Das umfasst den Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit sowie Pausen und Überstunden. All diese Daten müssen für mindestens zwei Jahre lang und im Nachhinein kontrollierbar archiviert werden.  

Arbeitszeitgesetz 2026: vom 8-Stunden-Tag zur Wochenbetrachtung?

Das Ziel der Novelle von 2026 ist, mehr Flexibilität für Arbeitgeber und Mitarbeitende zu ermöglichen. Und es soll einen rechtlichen Rahmen schaffen, der die realen Arbeitszeitmodelle abbildet. Denn theoretisch gilt nach wie vor der 8-Stunden-Tag. In der Praxis sind zwar Ausnahmen möglich: So kann die tägliche Arbeitszeit vorrübergehend auf 10 Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt über 6 Monate die 48 Stunden pro Woche nicht überschritten werden.

Das geplante Modell sieht statt täglicher Betrachtung eine wöchentliche Betrachtung vor: Die bisherigen Grenzen entfallen. Stattdessen sind bis zu 12 Stunden Arbeit pro Tag möglich. Was jedoch bestehen bleibt, ist die wöchentliche Höchstarbeitszeit von durchschnittlich 48 Stunden.

Bei aller Flexibilisierung bleiben die Regelungen für den Gesundheitsschutz, wie die Pausenregelung und Ruhezeiten bestehen: Zwischen zwei Arbeitstagen müssen weiterhin mindestens 11 Stunden liegen. Ab sechs Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten, ab neun Stunden mindestens 45 Minuten Pause vorgeschrieben. Und auch das Beschäftigungsverbot an Sonn- und Feiertagen nach § 9 ArbZG bleibt von der Novelle des Arbeitszeitgesetzes unberührt.

Welche Möglichkeiten eröffnet das in der Praxis?

Die Novelle soll möglich machen, die Arbeitszeiten flexibler an die Anforderungen der Realität anzupassen: Zum Beispiel sind damit längere Schichten möglich und dafür längere Freizeitblöcke. Gerade für Branchen mit Bereitschaftsdiensten, zum Beispiel im Gesundheitswesen, der Feuerwehr, kritischer Infrastruktur oder Kundendiensten, erlaubt das eine einfachere Schichtplanung. Denn damit lässt sich die geforderte Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit in einem Zwei- statt einem Dreischichtsystem abbilden.

Auch Arbeitsspitzen, zum Beispiel in der Projektarbeit oder bei Saisonbetrieben, können einfacher abgearbeitet werden, ohne das Arbeitszeitgesetz zu verletzen. Wenn es zum Beispiel am Einsatzort im Außendienst unerwartet länger dauert, kann weitergearbeitet werden und so eventuell zusätzliche Anfahrten eingespart werden.

Was bedeutet die Arbeitszeitreform für Geschäftsführung, HR und Lohnbuchhaltung?

Das kommt immer auf den Einzelfall an. Schließlich bleibt die Wochenarbeitszeit gleich. Und längere Arbeitstage führen nicht automatisch zu mehr Produktivität. Im Gegenteil: Mit längeren Arbeitszeiten nimmt die Arbeitsleistung tendenziell ab und auch das Unfallrisiko steigt.

Der Hauptvorteil für Unternehmen ist die Möglichkeit, die Arbeitszeiten flexibel und rechtssicher an das Arbeitsvolumen anpassen zu können. Damit lassen sich Arbeitskräfte effizienter einsetzen. Und es ermöglicht neue Arbeitszeitmodelle jenseits des klassischen Nine-to-Five.

Die Auswirkungen für die Lohnbuchhaltung lassen sich schwer abschätzen. Zwar kann die exakte Arbeitszeiterfassung einen gewissen Mehraufwand mit sich bringen, wenn jeden Monat andere Zahlen für jeden einzelnen Mitarbeitenden anfallen und die Stundenkonten über einen längeren Zeitraum betrachtet werden müssen. Andererseits bringt die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten eine Entlastung mit sich.

Voraussetzung dafür ist allerdings die exakte und lückenlose elektronische Zeiterfassung und gegebenenfalls die Einführungen von Lösungen, die das ermöglichen.

Checkliste: So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Zeiterfassungspflicht vor

Die elektronische Zeiterfassung ist schon heute in vielen Unternehmen Routine. Dennoch müssen auch die bereits eingesetzten Lösungen darauf überprüft werden, ob sie die neuen Anforderungen durch das neue Arbeitszeitgesetz erfüllen.

Stufe 1: Bestandsaufnahme

• Welche Anforderungen werden für Ihr Unternehmen gelten? Gibt es Ausnahmen?
• Erfüllt Ihre Lösung zur Zeiterfassung die Anforderungen des geplanten Arbeitszeitgesetzes, auch im Hinblick auf den Datenschutz und die Compliance
• Welche Übergangsfristen gelten für Ihr Unternehmen?

Stufe 2: Konkrete Schritte

• Bei Bedarf: Eine Lösung für die rechtskonforme digitale Zeiterfassung einführen
• Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen anpassen. Eventuell auch die Dienstplanung
• Mitarbeitende und Führungskräfte entsprechend schulen
• Zuständigkeiten und Kontrollprozesse definieren

Stufe 3: Nutzung

• Zeiten exakt und täglich dokumentieren
• Daten gemäß den Vorgaben archivieren
• Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen löschen und die Löschung dokumentieren

Checkliste zur Zeiterfassungspflicht herunterladen -> #checkliste-zeiterfassungspflicht.

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Wie Celero One bei Workforce Management und Compliance unterstützt

Das übergeordnete Ziel der Arbeitszeitreform 2026 ist mehr Flexibilität und damit Effektivität. Die Workforce Management Software Celero One ist darauf ausgelegt, Menschen, Prozesse und Einsätze im Außendienst in Echtzeit zu orchestrieren und eine optimale Frontline-Experience zu bieten. Und besitzt schon heute auch alle erforderlichen Werkzeuge, um die Änderungen durch die geplante Arbeitszeitreform zu erfüllen und die Möglichkeiten zu nutzen.

Integrierte digitale Zeiterfassung

Das Fundament für flexible Arbeitszeiten ist eine exakte elektronische Zeiterfassung. Basierend auf der Eingabe von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeit ermittelt Celero One automatisch die Netto-Arbeitszeit. Überschreitet diese die geplante Einsatzdauer, wird dies vom System direkt als Überstunde ausgewiesen. In Celero One gehört die Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten als bewusste, aktive Handlung durch die Mitarbeitenden in ihrer Mobile-App zu jedem Einsatz. Alle erfassten Zeiten werden zentral, DSGVO-konform und im Einklang mit geltendem Recht in Celero One archiviert.

Individuelle Arbeitszeitmodelle

Zwar sieht die geplante Arbeitszeitreform eine wöchentliche durchschnittliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden vor. Doch die realen Arbeitszeiten liegen unter anderem durch Teilzeitmodelle häufig darunter. Den für die Einsatzplanung zuständigen Personen erschwert dieses Nebeneinander unterschiedlicher Stundenkontingente die Planung. Celero One schafft durch Echtzeit-Transparenz Abhilfe: Zu jeder Arbeitskraft kann auch deren individuelle Stundenanzahl hinterlegt werden, wie zum Beispiel die wöchentliche Höchstarbeitszeit. Wird diese in der Planung überschritten, weist Celero One darauf hin und verhindert so Fehlplanungen.

Kollaborative Aufgabendelegation

In Celero One gibt es zwei wesentliche Möglichkeiten, die anstehenden Einsätze zu vergeben: Das eine ist das ganz klassische manuelle Delegieren an bestimmte Mitarbeitende. Zusätzlich bietet Celero One mit dem Booking-Modul und der Funktion „Auto-Assign“ die Möglichkeit, Einsätze automatisiert zu vergeben. Per Algorithmus identifiziert das Tool automatisch die am besten geeignete Ressource und bietet dieser die Aufgabe an. Diese Person kann die Beauftragung annehmen oder ablehnen. Bei Ablehnung wird der Einsatz der nächsten Person angeboten. Das beschleunigt und vereinfach die Vergabe von Einsätzen deutlich. Gleichzeitig sorgt diese starke Einbindung der Frontliner in die Einsatzplanung für eine optimale Auslastung und Zufriedenheit in der Workforce.

Optimale Auslastung der vorhandenen Ressourcen

Mehrarbeit und insbesondere Überstunden sind oft kein Kapazitäts-, sondern ein Verfügbarkeitsproblem durch die ungleichmäßige Verteilung der Arbeit und fehlende Flexibilität bei Planung und Steuerung. Das Übertragen von einer Aufgabe auf einen anderen Mitarbeitenden scheitert in der Praxis meist nicht an der fehlenden Qualifikation, sondern daran, die für die optimale Erledigung einer Aufgabe erforderlichen technischen und prozessualen Informationen bereitzustellen. Der Prozessmanager in Celero One bündelt alle Abläufe in einer zentralen Instanz und liefert den Mitarbeitenden eine exakte Aufgabenbeschreibung für ihren Einsatz vor Ort direkt aufs Smartphone. Damit auch Sprachbarrieren kein Hindernis darstellen, lassen sich diese Aufgabenbeschreibungen über das integrierte Übersetzungstool im Handumdrehen in eine Vielzahl von Sprachen übersetzen. Das ermöglicht es, Aufgaben schnell und flexibel zu delegieren und die Auslastung im gesamten Frontline-Team effizient zu optimieren.

Fazit: Mit für 2026 der geplanten Novelle des Arbeitszeitgesetzes zettelt die Bundesregierung keine Revolution an.Vielmehr zieht Deutschland hier mit seinen europäischen Nachbarländern gleich.Große Umstellungen kommen damit in erster Linie auf Unternehmen zu, die noch immer keine digitale Zeiterfassung durchführen.Alle anderen können sich in erster Linie über mehr Effizienz und neue Möglichkeiten durch flexiblere Arbeitszeiten freuen.

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FAQ zur Arbeitszeitreform 2026

Gilt die Zeiterfassungspflicht erst ab 2026?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt schon jetzt. Das hat der Europäische Gerichthof (EuGH) im Jahr 2019 grundsätzlich geurteilt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im Jahr 2022 ergänzend entschieden, dass mit dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in der bisherigen Fassung die gesetzlichen Grundlagen für die Zeiterfassung in Deutschland gegeben sind. Damit müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch und nachvollziehbar erfassen und speichern. Die für 2026 geplante Novelle des ArbZG regelt die konkrete Ausgestaltung und Umsetzung der Zeiterfassung.

Was muss elektronisch erfasst werden?

Elektronisch erfasst und gespeichert werden müssen der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit, ebenso Überstunden und Pausen. Diese Zeiten müssen auf die Minute genau erfasst werden. Pauschale Zeitblöcke oder 15-Minuten-Einheiten, wie in Schichtsystemen bisher oft üblich, sind nicht mehr zulässig. Alle Daten müssen DSGVO-konform erhoben und mindestens zwei Jahre lang gespeichert werden.

Bleibt Vertrauensarbeitszeit erlaubt?

Die Vertrauensarbeit bleibt erlaubt. Die Voraussetzungen dafür sind, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst nach den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfassen. Und dass Arbeitgeber ihrer Pflicht nachkommen, diese mindestens stichprobenartig auf Plausibilität überprüfen.

Was bedeutet die wöchentliche Höchstarbeitszeit?

Statt einer täglichen Höchstarbeitszeit soll es eine wöchentliche Höchstarbeitszeit geben. Die Novelle sieht eine wöchentliche Grenze von durchschnittlich 48 Stunden über einen Zeitraum von voraussichtlich drei bis vier Monaten vor.

Wie lange darf pro Tag gearbeitet werden?

Statt bisher maximal 10 Stunden soll nach dem neuen Arbeitszeitgesetz bis zu 12 Stunden am Tag gearbeitet werden können. Allerdings gelten nach wie vor die wöchentliche Grenze von 48 Stunden und die Pausen- und Ruhezeitenregelungen.

Welche Rolle spielt die Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung ist nach wie vor für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern zuständig. Mit der Pflicht zur digitalen, minutengenauen und zeitnahen Erfassung der Arbeitszeiten bringt die geplante Reform hier voraussichtlich eine Entlastung.

Checkliste Zeiterfassung

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