Digitale Bauhofprozesse und mobile Arbeitszeiterfassung: Wie der Bauhof der Stadt Olsberg Zeitwirtschaft und Dokumentation digitalisiert hat

Der Bauhof der Stadt Olsberg sorgt mit rund 20 Mitarbeitenden für den Betrieb und die Unterhaltung der kommunalen Infrastruktur in zwölf Ortsteilen. Zu den täglichen Aufgaben gehören unter anderem Straßenunterhaltung, Grünpflege, Winterdienst sowie gesetzlich vorgeschriebene Kontroll- und Dokumentationsaufgaben. Um Arbeitszeiten, Leistungen und Außendienste effizient zu organisieren, setzt die Stadt bereits seit 2007 auf AIDA ORGA®. Die Lösung wurde kontinuierlich erweitert und unterstützt heute neben der Zeitwirtschaft auch die mobile Leistungserfassung sowie die digitale Dokumentation kommunaler Aufgaben.

Papierbasierte Bauhofprozesse erschweren Verwaltung und Außendienst

Vor der Einführung von AIDA® wurden Arbeitszeiten und Tätigkeiten im Bauhof überwiegend papierbasiert dokumentiert. Nachträge und Korrekturen erfolgten manuell, während Informationen teilweise dezentral verwaltet wurden. Wechselnde Einsatzorte, saisonale Anforderungen und die Arbeit im Außendienst erschwerten eine einheitliche Dokumentation zusätzlich.

Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an nachvollziehbare Arbeitsabläufe und eine rechtssichere Dokumentation kommunaler Aufgaben. Gesucht wurde daher eine Lösung, die mobile Arbeitsprozesse unterstützt, Verwaltungsabläufe vereinfacht und eine transparente Datenbasis für Bauhof, Verwaltung und Außendienst schafft. Darüber hinaus sollten Arbeitszeiten digital erfasst, Zuschläge automatisch berechnet und aussagekräftige Auswertungen bereitgestellt werden.

Schrittweise Digitalisierung von Zeitwirtschaft und Bauhofprozessen

Die Einführung von AIDA® begann beim Bauhof der Stadt Olsberg bereits im Jahr 2007 mit der digitalen Personalzeitwirtschaft. Ziel war es, papiergebundene Prozesse zu reduzieren und die Arbeitszeiterfassung effizienter zu gestalten. Die Lösung wurde schrittweise eingeführt und kontinuierlich an die Anforderungen des Bauhofs angepasst.

Mit steigenden Anforderungen an mobile Arbeitsabläufe und transparente Auswertungen wurde das System ab 2019 um die AIDA® App, die Bauhof-Lösung für die Kosten- und Leistungserfassung sowie AIDA GEO für die digitale Dokumentation von Winterdienst-, Baum-, Platz- und Straßenkontrollen erweitert. Zusätzlich werden lohnrelevante Daten automatisiert an LOGA übergeben, wodurch manuelle Arbeitsschritte weiter reduziert werden.

Mobile Arbeitszeiterfassung und Leistungserfassung direkt im Außendienst

Mit der AIDA® App erfassen die Mitarbeitenden des Bauhofs Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Leistungen direkt am Einsatzort. Auch Hausmeister und Kolonnen dokumentieren ihre Einsätze mobil, wodurch Arbeitszeiten, Aufträge sowie Kostenstellen unmittelbar zugeordnet werden können. Die mobile Erfassung ersetzt bisherige Handscanner und reduziert nachträgliche Übertragungen sowie manuelle Korrekturen.

Die erfassten Daten werden automatisch weiterverarbeitet. AIDA® berechnet Zuschläge, stellt detaillierte Auswertungen bereit und übergibt lohnrelevante Informationen elektronisch an LOGA. Dadurch entstehen durchgängige Prozesse von der mobilen Erfassung bis zur Lohnabrechnung und der Verwaltungsaufwand wird nachhaltig reduziert.

Digitale Dokumentation für Winterdienst sowie Baum-, Platz- und Straßenkontrollen

Mit AIDA GEO dokumentiert der Bauhof der Stadt Olsberg Winterdiensteinsätze sowie Baum-, Platz- und Straßenkontrollen direkt vor Ort. Schäden, Maßnahmen und Kontrollergebnisse werden digital erfasst, mit Fotos und Beschreibungen ergänzt und zentral gespeichert.

Alle Informationen stehen anschließend für Auswertungen, Nachweise und die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Dadurch entsteht eine transparente Datengrundlage, die Dokumentations- und Verkehrssicherungspflichten unterstützt und kommunale Prozesse nachvollziehbar abbildet.

AIDA Virtuelles Personalbüro® schafft Transparenz für Mitarbeitende und Verwaltung

Ergänzend zur mobilen Arbeitszeiterfassung nutzen Mitarbeitende, Führungskräfte und Verwaltung das AIDA Virtuelles Personalbüro® als zentrale Plattform für Arbeitszeitdaten und Self Services. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten und Zeitkonten jederzeit einsehen, während Führungskräfte aktuelle Übersichten und Auswertungen für die Einsatzplanung erhalten. So stehen allen Beteiligten aktuelle Informationen auf einer gemeinsamen Datenbasis zur Verfügung.

Mehr Transparenz, weniger Verwaltungsaufwand und spürbare Zeitersparnis

Mit der Einführung der AIDA® Lösungen konnte der Bauhof der Stadt Olsberg seine Arbeits- und Verwaltungsprozesse nachhaltig digitalisieren. Die mobile Arbeitszeit- und Leistungserfassung reduziert den Aufwand für nachträgliche Übertragungen und manuelle Korrekturen. Gleichzeitig sorgt die automatisierte Übergabe lohnrelevanter Daten an LOGA für effizientere Verwaltungsabläufe.

Verwaltung und Bauhofleitung profitieren von aussagekräftigen Auswertungen, einer transparenten Datenbasis und einer gerichtsfesten Dokumentation kommunaler Aufgaben. Bereits bei der Einführung der digitalen Zeitwirtschaft im Jahr 2007 konnten nach eigenen Angaben bis zu 20 Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat eingespart werden. Auch die mobile Dokumentation von Winterdienst-, Baum-, Platz- und Straßenkontrollen unterstützt eine nachvollziehbare Erfüllung kommunaler Dokumentations- und Verkehrssicherungspflichten.

Für die Mitarbeitenden im Außendienst erleichtert die AIDA® App den Arbeitsalltag. Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Leistungen werden direkt am Einsatzort erfasst, Zuschläge automatisch berechnet und Arbeitszeitkonten jederzeit transparent im AIDA Virtuelles Personalbüro® bereitgestellt. Papiergebundene Prozesse und nachträgliche Korrekturen werden dadurch deutlich reduziert.

Kundenstimmen

„Das AIDA® Programm ist sehr gut zu bedienen, modular aufgebaut und jederzeit erweiterbar. Zudem ist AIDA ORGA® seit langer Zeit auf dem Markt. Für uns ist es ein Gewinn, dass AIDA® unsere individuellen Wünsche jederzeit berücksichtigen konnte. Durch die Möglichkeit, das AIDA® System an unsere Bedürfnisse anzupassen, sind wir gut für die Zukunft gerüstet.“

Bernd Pape
Bauhofleiter, Stadt Olsberg

„Es macht richtig Spaß, mit der AIDA® Buchungs-App am Tablet zu arbeiten. Die handschriftlichen Aufzeichnungen waren viel arbeitsintensiver und aufwendiger.“

Maik Hohmann und Philipp Schleimer
Straßenwärter, Stadt Olsberg

Fazit: Digitale Bauhofprozesse schaffen Transparenz und entlasten den Arbeitsalltag

Mit der Einführung von AIDA® hat der Bauhof der Stadt Olsberg seine Arbeits- und Verwaltungsprozesse Schritt für Schritt digitalisiert. Was mit der digitalen Zeitwirtschaft begann, wurde kontinuierlich um mobile Arbeitszeiterfassung, Kosten- und Leistungserfassung sowie AIDA GEO für die digitale Dokumentation kommunaler Aufgaben erweitert. Heute greifen alle Prozesse nahtlos ineinander und schaffen eine gemeinsame Datenbasis für Bauhof, Verwaltung und Außendienst.

Gerade im kommunalen Umfeld mit wechselnden Einsatzorten, saisonalen Anforderungen und umfangreichen Dokumentationspflichten zeigt sich der Nutzen integrierter Lösungen. Mobile Datenerfassung, automatisierte Auswertungen und digitale Dokumentationsprozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand, schaffen Transparenz und unterstützen eine rechtssichere Organisation des Bauhofbetriebs.

Der modulare Aufbau der AIDA® Lösungen ermöglicht es dem Bauhof der Stadt Olsberg zudem, die Systemlandschaft flexibel an zukünftige Anforderungen anzupassen und weitere Prozesse schrittweise zu digitalisieren.

Weitere Informationen

• AIDA® Bauhoflösung
  https://aida-orga.de/de/branchenloesungen/kommunale-verwaltungen-oeffentlicher-dienst/bauhof/
• Success Story: Bauhof der Stadt Olsberg
  https://aida-orga.de/de/warum-aida-orga/erfolgsgeschichten/digitale-bauhofprozesse-stadt-olsberg/
• Anwenderbericht als PDF herunterladen
  https://aida-orga.de/de/ressourcen/infopost/