Wie lässt sich die Paketannahme digitalisieren?

Problematisch wird es, wenn dieser Warenstrom zwar physisch organisiert ist, die Paketdaten aber über Papierlisten, E-Mails oder einzelne Excel-Dateien verteilt sind. Eine digitale Paketannahme setzt deshalb bereits beim ersten Kontakt mit der Sendung an. COSYS verbindet die mobile Erfassung mit Postverteilung, Paketschrank, interner Zustellung und zentraler Prozessanalyse.

Paketdaten direkt bei der Annahme erfassen

Trifft eine Sendung am Empfang oder in der zentralen Poststelle ein, wird ihr Barcode mit Smartphone oder MDE-Gerät gescannt. Die COSYS Postverteilung Software erfasst die Sendung digital und ordnet sie dem jeweiligen Empfänger zu. Je nach Prozess können unter anderem Absender, Empfänger und Paketgröße hinterlegt werden. Im COSYS WebDesk entsteht dadurch ein zentraler Überblick über Sendungsstatus, Paketbewegungen, Fotos und Übergaben.

Gerade bei hohem Paketaufkommen verhindert diese frühzeitige Digitalisierung Informationslücken. Statt später klären zu müssen, ob ein Paket überhaupt eingetroffen ist, lässt sich sein Weg innerhalb des Unternehmens nachvollziehen.

Paketschrank entkoppelt Annahme und persönliche Übergabe

Nicht jede Sendung muss anschließend von der Poststelle bis an den Arbeitsplatz gebracht werden. Ein COSYS Paketschrank schafft einen definierten Übergabepunkt. Nach der Paketannahme wird die Sendung einem Fach zugeordnet und der Empfänger über die bereitstehende Lieferung informiert. Dieser kann sein Paket anschließend selbstständig abholen.

Das reduziert vor allem dort Aufwand, wo Empfänger nicht permanent an einem festen Arbeitsplatz erreichbar sind. Auf Unternehmenscampus, in Kliniken mit Schichtbetrieb oder an Hochschulen müssen Mitarbeiter der Postverteilung dadurch nicht mehrfach versuchen, dieselbe Sendung persönlich zuzustellen.

COSYS kann Paketschränke direkt in den digitalen Sendungsprozess integrieren. Zugriffe und Übergaben bleiben dokumentiert, während unterschiedliche Fachgrößen die Bereitstellung verschiedener Sendungen ermöglichen. Damit wird der Paketschrank nicht zum isolierten Möbelstück, sondern zum Bestandteil der Inhouse Logistik.

Auch interne Zustellungen und ausgehende Pakete digital abbilden

Eine professionelle Paketlogistik muss beide Richtungen berücksichtigen. Neben eingehenden Sendungen werden innerhalb großer Organisationen beispielsweise Ersatzteile zwischen Gebäuden verschickt, Laborproben an andere Bereiche weitergegeben oder IT-Geräte und Dokumente an Niederlassungen versendet.

COSYS unterstützt deshalb auch mobile Zustell-, Abhol- und Transportprozesse. Übergaben können digital quittiert und bei Bedarf mit einer Unterschrift dokumentiert werden. Für ausgehende Pakete lassen sich die notwendigen Sendungsinformationen strukturiert erfassen.

Besonders interessant ist dabei die mobile Ermittlung von Paketabmessungen und Volumen. Länge, Breite und Höhe einer Sendung können direkt im Arbeitsprozess bestimmt werden. Dadurch müssen Paketmaße nicht umständlich separat aufgenommen und anschließend manuell übertragen werden.

Über KEP-Schnittstellen lässt sich der Versandprozess zusätzlich mit Paketdienstleistern verbinden. Versanddaten werden digital vorbereitet, statt Informationen mehrfach in unterschiedlichen Systemen erfassen zu müssen. So wächst aus der internen Paketannahme ein durchgängiger Prozess für eingehende und ausgehende Sendungen.

KI-Bildanalyse unterstützt bei beschädigten Paketen

Ein beschädigter Karton sollte bereits bei der Paketannahme dokumentiert werden. Klassische Fotodokumentation schafft dafür einen visuellen Nachweis. COSYS erweitert diesen Ansatz mit KI-Bildanalyse und Computer Vision.

Beschädigungen an Verpackungen können fotografiert und über die Bilderkennung analysiert werden. Die KI kann Schäden erkennen und eine Beschreibung für die digitale Dokumentation unterstützen. Damit werden beispielsweise Eindellungen, Stauchungen oder andere sichtbare Auffälligkeiten direkt mit dem Vorgang verknüpft.

Das ist insbesondere bei wertvollen IT-Komponenten, empfindlichen Laborlieferungen, technischen Ersatzteilen oder anderen kritischen Sendungen relevant. Statt erst bei einer späteren Reklamation nach dem Zustand bei Warenannahme zu fragen, existiert bereits ein digitaler Nachweis.

Paketannahme wird zur auswertbaren Prozesskette

Mit jedem Scan entstehen gleichzeitig Daten über die interne Paketlogistik. COSYS Business Intelligence und Prozessdatenanalyse machen daraus beispielsweise Informationen über Paketvolumen, Durchlaufzeiten, häufige Empfänger, Beschädigungsquoten oder die Nutzung von Paketschränken. So lässt sich erkennen, wann besonders viele Sendungen eintreffen und an welchen Stellen Verzögerungen entstehen.

COSYS verbindet dafür Paket Management und Postverteilung mit mobiler Datenerfassung, Paketschränken, Hardware, MDE-Services und COSYS MDM sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. Unternehmen erhalten damit nicht nur eine digitale Paketannahme, sondern eine Plattform für die gesamte interne Sendungslogistik.

Paketprozesse selbst kostenlos testen

Wer ein hohes Paketaufkommen bewältigen muss, sollte die Digitalisierung nicht erst bei der Zustellung beginnen. Entscheidend ist eine saubere Datengrundlage ab dem Moment, in dem die Sendung das Unternehmen erreicht. Darauf können Paketschrank, interne Postverteilung, Versand und Prozessanalyse aufbauen.

Testen Sie die COSYS Postverteilung direkt in Ihrem eigenen Prozess: Die kostenlosen Demo-Apps für Android und iOS zeigen praxisnah, wie sich Paketannahme, Sendungserfassung und interne Paketprozesse mobil abbilden lassen.